Assistant adminitratif f/h

Description du poste

Métiers et Emplois

ASSISTANAT ADMINISTRATION - ASSISTANT-E

Intitulé du poste

ASSISTANT ADMINITRATIF F/H

Contrat

CDI

Fourchette de salaire

30-35 K

Descriptif des principales missions

La Direction Baies et Vitrages oriente ses activités en certifications de produits, évaluation de produits/procédés, réalisation d'essais et d'audits qualités, relatifs aux fenêtres, portes, portails, volets, stores et leurs composants.

La Direction Baies et Vitrages recrute un-e assistante pour sa division certification des produits.

Lassistant(e) administratif(ve) réalise toutes les tâches courantes administratives et logistiques de la division afin den garantir le bon fonctionnement.

Il/Elle apporte un soutien administratif à léquipe et plus particulièrement au Responsable.

Il/Elle est secrétaire de plusieurs applications de certification.

Missions :

1. Assurer toute activité permanente ou ponctuelle liée à ladministration et à la logistique.
2. Préparer les réunions (interne/externe) sur un plan administratif et logistique (préparation de dossiers, réservation de salle, repas et autres besoins logistiques), diffusion des invitations et comptes-rendus.
3. Assurer l'interface avec les autres Directions du CSTB, représenter léquipe en interne comme en externe dans son rôle daccueil téléphonique et physique.
4. S'inscrire dans une démarche d'amélioration continue afin d'accroître l'efficacité de la division en interne comme en externe (système qualité).
5. Entretenir une relation client proactive (accompagnement et satisfaction clients).

Assurer les actions administratives & financières propre à son activité

6. Assurer ladministration des ventes (création de comptes clients, contacts, et opportunités, gestion des comptes/dossiers clients, envoi de devis et relance des clients) dans le respect des procédures en vigueur.
7. Enregistrer les commandes des clients, veiller à la cohérence et assurer le suivi des commandes.
8. Gérer le suivi des facturations (demandes davances, factures, remboursement, demande davoirs, etc), ainsi que des règlements.
9. Compléter et renseigner le CRM, SAP et loutil de gestion du processus de certification.
10. Assurer le reporting de ses activités (mise à jour des tableaux de bords, contrôle/analyse des données, % davancement, etc.).
11. Assurer la production et la gestion des demandes dachats fournisseur en garantissant le respect des procédures achats.

Autres missions

12. Organiser des ordres de mission et déplacements des ingénieurs de léquipe.
13. Participer à la mise en place et la mise à jour des nouveaux outils de suivi des activités.
14. Apporter un soutien général aux équipes sur des dossiers spécifiques, notamment en cas dabsence dun(e) homologue de la direction.

Des déplacements ponctuels sont à prévoir (4 à 6 jours /an en France).

Profil (formations, compétences, expériences)

Vous êtes titulaire d'un diplôme de niveau Bac+2/3 minimum, type BTS/DUT dans le domaine commercial, vente, assistant manager ou gestion administrative et commerciale.

Vous disposez d'une expérience de 5 ans minimum sur un poste similaire.

Vous avez des compétences en ADV, administratif et gestion.

Vous avez une excellente maîtrise de la suite Office, des outils collaboratif (share point, teams) et idéalement de SAP.

Compétences transverses :

15. Dynamique, curiosité, organisation
16. Rigueur et méthodique avec le sens des priorités
17. Force de proposition et proactivité
18. Grande capacité rédactionnelle, vous aimez le travail en équipe et vous avez un très bon relationnel,

Processus de recrutement

Pourquoi nous rejoindre ?

, rejoignez-nous et donnez du sens à votre carrière en contribuant à garantir la santé et la sécurité des usagers dans les bâtiments.

Nos avantages :
Notre mission dutilité publique, nos expertises techniques et scientifiques.
Un parcours dintégration complet et personnalisé.
Une mutuelle prise en charge à 75%.
Notre pack de rémunération (13 mois + prime de congés).
Notre dispositif de télétravail pouvant aller jusquà 3 jours / semaine.
Notre accord temps de travail pour préserver votre équilibre vie professionnelle / vie privée avec de nombreux jours de congés (congés payés, congés dancienneté, RTT), des plages horaires fixes et mobiles.
Notre cadre de travail : espace de co-working, salle de sport (siège social) clubs sports/loisirs, avantages CE (chèques vacances, billetterie), sites verdoyants avec éco pâturages,
Restaurant dentreprise (siège social) et tickets restaurants (site de région).