Gestionnaire accueil citoyen - expert famille h/f

Au sein de l’accueil citoyen organisé en trois niveaux d’accueil, l’agent partage son travail entre l’accueil mutualisé de niveau 2 et l’expertise métier famille de niveau 3. L’agent, polyvalent, a à ce titre en charge la gestion et l’accompagnement des usagers dans l’ensemble de leurs démarches administratives relatives aux activités municipales mais également l’instruction et la gestion de leur dossier dans le logiciel métier et depuis l’Espace Citoyen. Il partage son temps entre l’accueil du public en front office et le travail interne du service en back office. Gestion accueil citoyen de niveau 2 : Accueil physique et téléphonique des usagers Orientation, information et conseil aux usagers dans leurs démarches et prise de rendez-vous Utilisation et pilotage de l’outil de gestion de flux Utilisation et animation de l’IntraDac (intranet dynamique et base de connaissance de la direction) Gestion de la GRC : Démarches familles Démarches citoyennes Affaires générales : Instruire et gérer les dossiers d’inscription électorale, d’attestation de changement de résidence Attestations d’accueil : gestion des dossiers depuis la signature par l’élu jusqu’à la remise Demandes des titres biométriques : assurer le recueil, l’instruction et le suivi (recueil, rejet), la réception et la remise Gérer les demandes de passeport d’urgence en lien avec les responsables et des demandes de titre biométrique avec traitement prioritaire Gérer l’enregistrement et les destructions physiques et informatiques quotidiennes des titres biométriques Etat civil : Assurer la délivrance des actes d’état civil, la réception et la remise des livrets de famille et procéder aux légalisations de signature et certifiés conformes Famille : Délivrer les informations et documents relatifs à la création d’une famille, aux préinscriptions et dérogations scolaires, au calcul du quotient familial, au changement de situation familiale Accompagnement des familles à l’utilisation de l’Espace citoyen et au fonctionnement des réservations des activités municipales payantes Délivrer les informations et les documents relatifs aux inscriptions annuelles ou stages : FAN, EMS, conservatoire, crèches. Affaires militaires Recevoir et instruire les recensements citoyens Expert métier Famille de niveau 3 : Partage du travail entre les boxes de confidentialité et le back office Contrôler et saisir les dossiers de création de compte famille/usager Traiter les dossiers administratifs et calculer le quotient familial Contrôler, mettre à jour le logiciel métier et valider les dossiers de préinscription scolaire et activités périscolaires effectuées via l’Espace Citoyen Suivi des scolarités en relation avec le service de la vie éducative et fermeture des activités périscolaires en fonction Traitement des demandes de réservations exceptionnelles Gestion de l’activité des démarches familles réalisées en ligne ou au guichet Assurer le suivi et la relance des dossiers en attente de pièces manquantes Editer et contrôler les courriers automatisés de réponse aux familles Assurer une traçabilité des dossiers par une mise à jour des tableaux de suivi Assurer le classement et l’archivage des dossiers Détecter les anomalies du logiciel métier dans le cadre de la dématérialisation et faire remonter à la responsable. Accompagner les collègues et utilisateurs dans les fonctionnalités courantes Préparer et traiter les listes des futures campagnes d’inscription Mise en place des demandes de gardes alternées Gestion de la boite mail fonctionnelle du guichet familles Gestion des campagnes de relance téléphonique de masse Gestion des dossiers réservés (contestation et cas particuliers) avec le service régie/facturation