Au sein du pôle administratif de l'Unité, sous la responsabilité hiérarchique et fonctionnelle de la Secrétaire Générale (SG), vous assurerez des fonctions d'assistance technique transverse pour l'unité et les équipes qui la composent. Vous réaliserez des actes administratifs et financiers dans le respect des techniques, des règles et des procédures propres au service et aux établissements de Tutelle, en particulier dans le domaine des ressources humaines et l'organisation des déplacements des membres de l'unité, de la gestion administrative et des approvisionnements communs. Vos activités se déclineront sur trois axes principaux : 1/ Domaine de la gestion des ressources humaines : • Vous assurez le suivi de la gestion des conventions de stage en lien avec le service de gestion RH et alimentez des outils de reporting • Vous accompagnez les demandes liées à la gestion du temps de travail : congés, maladie, accidents du travail, reprise d'activité, temps partiel, • Vous participez à la bonne tenue de la base de données RH 2/ Gestion des commandes communes de l'unité et des réceptions : • Vous assurez la saisie des commandes communes à l'unité, alimentez les outils de reporting et effectuez le suivi de la bonne exécution des budgets dédiés. • Vous assurez la saisie des réceptions et des BL, et apportez votre aide à la liquidation des factures (compléments, avoirs etc) 3/ Gestion des missions externes du personnel • Vous organisez des déplacements temporaires • Vous préparez les Ordres de Mission après vous être assuré∙e de leur faisabilité et de l'éligibilité de la dépense • Vous effectuez les réservations d'hébergement et de transport et les confirmez par BDC • Vous préparez, contrôlez et validez l'état de frais au retour du missionnaire Une journée de présence sur le site du BBS par semaine est requise.
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