Vos missions en quelques mots Placé(e) sous l’autorité directe de la responsable des résidences autonomie, l’assistant(e) administratif(ve) contribue à la gestion administrative des résidences autonomie. Plus largement, l’assistant(e) administratif(ve) ressource prend en charge les missions administratives et financières liées à l’activité des établissements seniors. Les résidents : - Accueillir le public, - Accueillir, informer, orienter, accompagner, - Assurer l’accueil physique et téléphonique, - Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent, - Informer sur le fonctionnement, les démarches, les procédures, les prestations et actions mises en œuvre par les établissements seniors, - Accompagner le bénéficiaire dans l’instruction de dossiers administratifs pour transmission aux organismes et en assurer le renouvellement (APL, APA, ASL…), - Assurer les inscriptions et les visites des studios, - Gérer les inscriptions de repas et de pains chaque semaine, les inscriptions au service de restauration, - Participation aux animations (maintenir un dynamisme au sein de la résidence), - Informations et communication auprès des résidents et des familles. La résidence : - Traiter et gérer la facturation chaque mois, - Établir et gérer les bons de commande, - Établir et assurer le suivi des commandes (plantes anniversaire, etc). Activité global : - Participer à la vie du service, - Être en relation avec les partenaires du secteur (PAT, MAD, Tuteurs, Professionnels de santé etc…), - Participer à l’organisation d’évènements particuliers (fête des voisins, fête de la musique, réveillon du nouvel an), - Participer aux réunions de service, - Participer à la mise en place des projets, - Participer à la production et procéder à la mise à jour des outils de suivi de l'activité, - Rédiger des écrits administratifs (courriers, etc ), - Participer aux actions engagées par le CCAS en cas de déclenchement de l’alerte 3 du plan canicule et /ou plans d’urgence sanitaire (réunion préparatoire, appels téléphoniques…), - S’adapter aux évolutions réglementaires du secteur et aux nouveaux outils numériques, - Réaliser et mettre en forme des travaux de bureautique, - Créer, classer et archiver les dossiers informatiques et administratifs, - Rédiger les actes administratifs en lien avec la directrice établissements seniors, - Participer à la rédaction des appels à projets et bilans, - Assurer la mise à jour des outils (répertoire professionnel, documents internes…), - Participer à la rédaction des Bonnes Pratiques des services, Travailler en collaboration avec le service des finances (loyers et cautions). Profil recherché - Bonne maîtrise des outils bureautiques, et aisance avec l’usage d’internet, - Connaissance des acteurs institutionnels et associatifs intervenant dans le champ du social, - Connaissance de la personne âgée et des dispositifs de maintien à domicile, - Adaptabilité, dynamisme et curiosité professionnelle, - Sens de l’organisation et de la méthode, rigueur, autonomie, - Connaissance des procédures et des règles de fonctionnement, - Discrétion professionnelle, qualité d’écoute, aisance relationnelle, - Savoir rendre compte et partager l’information, Aisance rédactionnelle, - Sens de l’accueil du public (notamment du public en difficulté), Travailler en transversalité, en binôme et en équipe.
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