Vous assurez le suivi administratif des activités de formation, de gestion du personnel et de facturation des prestations, en garantissant le respect des procédures administratives et la qualité de service apportée aux clients, formateurs et services internes.
Avec des missions spécifiques :
- Assister ponctuellement la Responsable administrative dans ses missions,
- Polyvalence administrative, interactions quotidiennes avec les clients, formateurs et services internes, et participation occasionnelle à l'accueil téléphonique,
- Mission évolutive offrant des perspectives de montée en responsabilités.
De la gestion administrative générale :
- Assurer le suivi administratif des actions de formation : de la préparation des dossiers jusqu'à l'envoi des documents contractuels, pédagogiques et réglementaires aux clients,
- Garantir la gestion de la facturation et des dossiers de formation, en lien avec les clients, les formateurs et les services internes (comptabilité, managers),
- Constituer et mettre à jour le classeur du personnel,
- Organiser et suivre les visites médicales : prises et/ou confirmations de RDV auprès des services de médecine du travail, transmission des convocations aux salariés, enregistrement des résultats dans la base de données et le classeur du personnel,
- Réaliser le suivi administratif des actions de maintien et développement des compétences : feuille de présence, attestation de stage, enregistrement dans la base de données et classeur du personnel,
- Transmettre au service RH les éléments requis pour la prise en charge financière par un organisme financeur (OPCO, France Travail),
- Gestion des déplacements formateurs.
De la gestion administrative du personnel et des formateurs :
- Assurer le suivi administratif du personnel et des formateurs, notamment la gestion des dossiers, des visites médicales et des actions de formation et de développement des compétences,
- Garantir la transmission et le suivi des éléments administratifs auprès des services RH et organismes financeurs, ainsi que l'organisation des déplacements des formateurs.
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