Vos missions en quelques mots La Communauté de Communes Cœur de Savoie recrute, par la création d’un nouveau poste, un(e) agent administratif, qui assurera, au sein du Pôle Ingénierie technique et Environnement, le renfort de l’assistante du pôle afin d’assurer une continuité du service lors des congés et absences de celle-ci notamment mais aussi pour la gestion des cartes de déchèteries. L’agent accueille, oriente et renseigne le public. Il représente l'image de la collectivité auprès des usagers. Il collabore à l'ensemble des missions, apporte son expertise et doit faire preuve de polyvalence au sein du service. Le pôle est composé des services eau potable, assainissement, déchets, environnement et services techniques. Placé sous l’autorité hiérarchique de la directrice, l’agent administratif sera chargé de : 1. Accueil physique et téléphonique des usagers et correspondants des services : - Gestion du standard du pôle, réception des appels, prise de messages, primo renseignements. - Accueil du public aux horaires d’ouverture. 2. Gestion des cartes de déchèterie et de la régie de recette correspondante : - Traitement des demandes de cartes des usagers via le logiciel, - Vérifications des pièces, analyse du bien-fondé des demandes et délivrance des cartes, - Gestion de la régie de recette pour les cartes perdues. 3. Travaux de bureautique : - Saisie et mise en forme de documents informatiques (courriers, tableaux, compte-rendu, procès-verbaux, rapports, ) tri, classement, archivage, numérisation 4. Suivi et mise en forme de certains dossiers administratifs pour les agents du pôle : - Rédiger des rapports, des courriers - Gérer les formalités administratives courantes, - Réaliser des tâches de secrétariat. 5. Gérer la réservation des véhicules partagés de la collectivité et des réservations des salles de réunions : - Suivi des demandes de réservation et affectation des véhicules Ces missions sont susceptibles d'évoluer en fonction des changements institutionnels, d'organisation ou des nécessités du service. Profil recherché SAVOIR FAIRE : - Avoir le sens de l'organisation et du service public (déontologie et discrétion), - Disposer de qualités relationnelles (Relations directes et permanentes avec la population, les organismes publics et les élus), - Vérifier la validité des informations traitées, - Maîtrise impérative des outils de bureautique, - Maîtriser les techniques de secrétariat, - Optimiser la gestion des flux et les temps d'attente, - Préparer les documents de suivi des décisions administratives, - Appréhender le caractère d'urgence des informations à transmettre, - Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers, - Maîtriser les techniques rédactionnelles. SAVOIR ETRE - Réserve et discrétion obligatoires. - Sens de l’accueil, affabilité, sens du service à l’usager. - Capacité à travailler en équipe et en transversalité. CONTRAINTES DU POSTE - Travail au contact de la population ; - Adaptation aux disponibilités des usagers ; - Prises des congés en alternance avec ceux de l’assistante du Pôle afin d’assurer une continuité du service rendu ; - Gestion des conflits avec les usagers. Diplôme / Expérience : - Diplôme et/ou expérience comptabilité/gestion et secrétariat direction.
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