Assistant(e) administratif(ive) à la sous-direction santé et au comité d'action sociale

Vos missions en quelques mots Un agent(e) de la filière administrative de catégorie C, du cadre d’emplois des adjoints administratifs pour assurer les fonctions d’assistant(e) administratif(ve) partagées entre 2 affectations : - la Sous-Direction Santé (SDS) – 50%, - le Comité d’Action Sociale (CAS) – 50% placé(e) sous l’autorité : Pour la mission SDS : de la Médecin-cheffe Pour la mission CAS : du Président du Comité d’Action Sociale Dans le cadre des orientations du Schéma Départemental d’Analyse et de Couverture des Risques et du Projet d’établissement il assure des fonctions administratives polyvalentes. Il/elle contribue au bon fonctionnement des deux entités en assurant la gestion, le suivi et la coordination de dossiers administratifs, médicaux et sociaux, dans le respect des procédures et des règles de confidentialité. Au sein de la sous-direction santé (50 %) - Organisation et gestion du planning des visites médicales (prise de rendez-vous, convocations, coordination avec les professionnels de santé), - Suivi administratif et budgétaire des visites médicales et examens complémentaires, - Gestion des indemnités des médecins et infirmiers, - Participation à l’organisation des formations, - Gestion des certificats médicaux, - Gestion des feux à éclats, - Accueil téléphonique et traitement des demandes internes et externes, - Rédaction, mise en forme et diffusion de documents administratifs, - Classement, archivage et suivi des dossiers, - Transmission d’informations dans le respect du secret médical. Au sein du Comité d’Action Sociale (50 %) - Gestion administrative du Comité et appui au Conseil d’Administration (convocations, préparation des dossiers, suivi des réunions), - Gestion des adhésions, cotisations et relations avec les adhérents (actifs et retraités), - Suivi des activités des commissions (sociale, jeunes, anciens, vacances, mobil-homes…), - Gestion des prestations sociales (aides, participations, chèques cadeaux, ANCV…), - Suivi des partenariats et des dispositifs proposés aux adhérents, - Gestion comptable courante (suivi des paiements, saisie, relation avec le cabinet comptable), - Accueil, information et accompagnement des adhérents, - Gestion du courrier, des mails, classement et archivage. Profil recherché - Connaissance de l’environnement territorial et du fonctionnement d’un SDIS, - Notions en secrétariat administratif et en gestion associative, - Connaissances de base en comptabilité (appréciées), - Maîtrise des processus de facturation électronique, - Maîtrise de l’expression écrite et orale, - Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook), - Capacité à organiser et prioriser les tâches, - Aptitude à rechercher, analyser et fiabiliser les informations, - Sens de la confidentialité et respect strict des procédures, - Sens du service public et du travail en équipe, - Qualités d’écoute, de communication et de coopération avec les autres services, - Capacité à alerter, proposer et rendre compte, - Organisé(e), méthodique et rigoureux. Le poste est éligible à l’un des trois régimes de travail en vigueur au SDIS, selon les objectifs du service et l’organisation retenue. Le poste peut prétendre à être exercé en télétravail, dans le respect du cadre réglementaire et selon les modalités d’application en vigueur au sein du SDIS. Le télétravail repose sur le volontariat, nécessite l’accord préalable du supérieur hiérarchique formalisé par un acte individuel, est exercé de manière régulière et planifiée, et demeure réversible. L’agent conserve les mêmes droits et obligations que lorsqu’il travaille sur site.