À propos de nous
L'Université de Lorraine est un établissement public d'enseignement supérieur et de recherche implanté sur plusieurs sites en région Grand Est. Elle accueille plusieurs dizaines de milliers d'étudiants et s'appuie sur une large communauté d'enseignants, d'enseignants-chercheurs et de personnels administratifs et techniques.
L'UFR Arts, Lettres et Langues, située sur le Campus Lettres et Sciences Humaines à Nancy, compte plus de 4000 étudiants, environ 150 enseignants et 42 personnels BIATSS. Elle propose une offre de formation diversifiée en lettres, langues, arts et sciences humaines.
Mission
Au sein de l'UFR Arts, Lettres et Langues de l'Université de Lorraine, vous assurez la gestion administrative, financière et de scolarité en lien étroit avec l'équipe administrative, les enseignants et les usagers.
Vos missions principales :
* Gestion financière : établir les bons de commande, suivre les livraisons et services faits, alimenter les tableaux de bord, saisir les ordres de mission et notes de frais dans Notilus, réserver les déplacements et en assurer le suivi
* Secrétariat de l'UFR : préparer les conseils d'UFR, gérer le courrier et les parapheurs, suivre les dossiers des personnels BIATSS (carrière, absences), organiser les entretiens individuels
* Support aux événements : participer à la préparation logistique des manifestations (COS, JPO, Oriaction, remises de diplômes, sorties BIATSS...) et gérer les réservations de salles sur ADE
* Gestion des emplois du temps : mettre à jour la base dédiée, suivre les plannings et assurer le recrutement administratif des vacataires d'enseignement
* Gestion des emplois étudiants : diffuser les offres, instruire les recrutements et tenir à jour les bases de données associées
* Accueil et suivi administratif : accueillir, informer et orienter personnels et usagers, collecter, vérifier, classer et archiver les pièces et documents
Profil
De formation administrative, vous disposez d'une première expérience en gestion administrative et/ou financière, idéalement en milieu universitaire ou dans la fonction publique.
* Connaissances : techniques de gestion administrative et de secrétariat, outils bureautiques et logiciels de gestion, notions de comptabilité publique appréciées
* Maîtrise des outils : très bonne connaissance souhaitée d'ADE, ALISSE, ARENA, SIFAC et du pack Office ; appétence pour les outils de gestion (Notilus...)
* Organisation : capacité à gérer les priorités, planifier les activités et respecter les échéances dans un contexte de pics d'activité
* Rigueur et fiabilité : savoir collecter, vérifier et archiver les pièces justificatives, rendre compte de son activité
* Esprit d'équipe : goût pour le travail collaboratif au sein des services de l'UFR et avec les enseignants
* Qualités relationnelles : sens du service public, de l'accueil et de l'information des usagers, bonne communication écrite et orale
* Disponibilité : présence requise lors des périodes de rentrée, d'examens et de certains événements (JPO, remise de diplômes, manifestations UFR)
Contrat : CDD temps plein à pourvoir du 1 er juin au 31 octobre 2026.
Rémunération : 2129 € brut mensuel
Si cette offre d'emploi vous intéresse, n'hésitez pas à envoyer votre candidature avant le 5 Juin.
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