Assistant(e) administratif(ve) et financier(ère)

À propos de nous

Fondée en 1952, l'ENSEA est une école publique d'excellence qui forme des ingénieurs généralistes, reconnus dans le monde industriel et à l'international. Située aux portes de Paris, l'école s'est bâtie sur 3 piliers fondamentaux expertise, inclusivité et durabilité, qui sont au cœur de ses activités de recherche, d' innovation et d' enseignement.


Mission

Mission

En qualité d’Assistant(e) administratif(ve) et financier(ère), vous contribuez à la performance et à la bonne organisation de la direction générale en assurant le secrétariat de direction et la gestion financière de la Direction Générale et d’autres services de l’école.



Activités principales

Assistanat administratif

- Accueillir et orienter les interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers) physiquement, par téléphone et par mail

- Gérer l’agenda de la Direction et contrôler les échéances

- Assurer la gestion et le suivi des courriers, des documents en signature suivant les délégations, des parapheurs et de la messagerie Direction

- Assurer le soutien logistique (salles, matériels, fournitures, convocation, traiteur...) pour l’organisation d’évènements (conférences, réunions, élections, instances…)

- Diffuser de l’information interne en multicanal (mail, mise à jour de l’intranet...)

- Répondre aux demandes d’informations des autres services et de l’extérieur

- Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, comptes rendus, rapports, certificats administratifs…), les reproduire et les diffuser

- Assurer l’organisation logistique et administrative du futur Conseil d’Enseignement et de la Vie Étudiante (édition de l’ODJ, convocation, rédaction du compte rendu…) en lien avec la Direction des Formations

- Assurer l’organisation logistique et administrative des commissions spécifiques de la Vie Étudiante en lien avec la Direction de la Vie de Campus

- Être en appui pour l’organisation du futur Conseil scientifique plénier en lien avec la Direction de la Recherche

- Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données

- Être en appui des directions et services sur certains sujets administratifs

- Assistant de prévention pour les services administratifs

Gestion financière

- Suivre les crédits annuels des dépenses de fonctionnement de la Direction Générale

- Assurer la gestion financière de plusieurs services : gestion des bons de commande via SIFAC, suivi des dépenses, émission des ordres de missions,

Collecter et contrôler les pièces justificatives nécessaires aux opérations de gestion


Profil

Connaissances et compétences opérationnelles (savoir-faire) :

- Finances publiques

- Maitriser la bureautique

- Utiliser les logiciels spécifiques à l'activité (SIFAC) – formation possible

- Savoir gérer la diversité des sollicitations (et en mesurer l’urgence)

- Hiérarchiser les informations, être capable de rendre compte



Compétences comportementales et qualités requise (savoir-être) :

- Sens de l’organisation

- Rigueur / Fiabilité

- Réactivité et adaptabilité

- Sens relationnel

- Discrétion et respect de la confidentialité

- Travail en équipe

- Disponibilité et flexibilité