Assistant d'agence h/f

Notre histoire : Depuis plus de 80 ans, le Groupe NICOLLIN s'est construit autour de valeurs fortes : l'humain, l'engagement et le sens du travail bien fait. Aujourd'hui, avec 12 000 collaborateurs/trices et un chiffre d'affaires de 700 M€, nous sommes un acteur de référence des services aux collectivités et aux entreprises sur l'ensemble du territoire (métropole et DROM-COM), à travers trois pôles d'activités : * Environnement : gestion des déchets et propreté urbaine * Services : nettoyage industriel, sécurité, accueil * Eau : gestion de l'eau et assainissement Dans le cadre de notre développement, nous recherchons un·e Assistant · e d'agence, en CDI, basé·e à Comines (59). Vos missions : Procédures du Groupe : * Applique et fais appliquer les différentes procédures au quotidien selon les directives du Groupe en utilisant les moyens à sa disposition * Elaboration du planning des réunions courantes (réunions de service…) * Rédaction et envoi des différentes convocations * Rédaction des compte rendus de réunion Enregistrements informatiques des documents comptables fournisseurs, clients et divers : * Saisie comptable des factures fournisseurs : réceptionner, contrôler, transmettre pour signature, saisir les éléments sur le logiciel dédié, assurer le transfert de tous les éléments pour le règlement auprès du siège, assurer le classement de ces pièces * Réalise les tableaux de bord mensuel des dépenses (bordereau d'envoi des factures fournisseurs, bordereau des provisions pour factures non reçues - commande en cours…) * Assure le suivi des réclamations fournisseurs (contrôler l'engagement de la facture) * Etablit les notes de frais des salariés après vérifications des éléments fournis * Contrôle les saisies des bons de prestations ou de pesées pour l'établissement de la facture client * Edite et vérifie les factures clients * Mets les factures clients sous plis, en assure l'envoi et classement des doubles de factures Missions relatives à l'exploitation * Gère le stock des tenues de travail et en assure la distribution en collaboration avec les chefs d'équipe * Elabore les tableaux de bord d'exploitation et veille à leur suivi (gasoil, parc véhicule sur le logiciel KAYA, …) en collaboration avec les agents de maîtrise Missions liées aux tâches administratives quotidiennes * Assure l'approvisionnement en fournitures de bureau * Se charge de faire effectuer les travaux de maintenance des matériels de bureau (appel des services et fournisseurs adéquats) * Rédige les divers courriers et effectue les travaux administratifs demandés par la Direction Missions diverses * Réception des appels téléphoniques et orientation des correspondants * Accueil des visiteurs à l'agence * Rédaction de courriers, des notes d'informations et de service à la demande de la Direction