Missions Principales :
En référence aux projets associatif et institutionnel, la secrétaire a pour mission, dans les limites de sa responsabilité et de son autonomie, la réalisation, la conduite et la gestion des différentes tâches administratives, de communication et de gestion.
- Assure l'accueil téléphonique et physique
- Réalise le traitement administratif et le suivi de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents)
- Tient à jour les dossiers du personnel (dossier matérialisé et dématérialisé) : gestion de la mutuelle, édition et pointage des contrats, ...
- Effectue les déclarations AT sur « Net Entreprise »
- Suit les congés d'assiduité en lien avec la cadre RH
- Prépare, facture, gère et fait le suivi de la facturation aux départements
- Constitue et tient à jour le dossier de l'usager (dossier matérialisé et dématérialisé)
- Suivi du renouvellement des orientations MDPH et « Aide Sociale »
- Déclare les sinistres à l'assurance et assure le suivi des remboursements
- Est référent « informatique » de l'établissement avec les éditeurs de logiciels
- Etablit des demandes de devis, assure le suivi des commandes ainsi que le rapprochement avec les factures en lien avec la comptable
Profil :
- Diplôme : BAC exigé
- Expérience 1 année sur un poste similaire
- Connaissance du secteur médico-social
- Compétences ou connaissances particulières :
o Maîtrise de l'outil informatique (Pack OFFICE)
o Sens de la communication, de l'organisation et rigueur,
o Autonomie, prise d'initiatives, savoir rendre compte de son travail,
o Bonne expression écrite et orale,
o Discrétion professionnelle et confidentialité
o Esprit d'équipe
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