Secrétaire de direction - assistant administratif h/f

RESPONSABILITÉS :

Le poste est situé dans 2 services, sur le site de Bonneuil. La répartition théorique est de 50/50, avec possibilité de fluctuations en fonction des pics d'activités.
Au sein de la direction de l'Inspé, le secrétaire assure ses missions au siège, sous la responsabilité hiérarchique de l'assistant de direction et du responsable administratif, et sous la responsabilité fonctionnelle de la directrice.
Au sein du service Ecole inclusive de l'Inspé, l'assistant administratif contribue, sous la responsabilité du chargé de mission, à l'organisation des enseignements spécialisés de l'académie de Créteil.
Vos missions vont donc se scinder en deux branches :
Direction de l'INSPE :
• Accueillir, informer et orienter
• Réceptionner les appels téléphoniques, prendre et transmettre les messages, correspondre par mail et gérer les mails destinés à la direction et au resp. administratif.
• Exécuter des actes administratifs et de gestion.
• Gérer les agendas partagés de la direction.
• Mettre à jour des bases de données et listes de diffusion.
• Participer à l'organisation d'événements.
• Réserver des salles via l'applicatif ADE.
• Saisir des ordres de mission sur NOTILUS.
• Assurer le suivi des dossiers en cours sous la supervision de l'assistante et rédiger des compte-rendu de réunions.
• Assurer la continuité de service si absence de l'assistante.
Ecole Inclusive:
• Assurer la gestion administrative des stagiaires de parcours Meef 4 « école inclusive ».
• Assurer la collaboration avec les partenaires de la formation.
• Assurer le secrétariat courant (dont ADE et NOTILUS)

PROFIL RECHERCHÉ :

Le poste est ouvert aux agents contractuels de la fonction publique (CDD de 12 mois, avec possibilité de renouvellement).
Rémunération basée sur la grille indiciaire des Adjoints Techniques (ATRF). Pour les contractuels, la rémunération est généralement comprise entre 1600 et 1900 euros net/mois.
Nous attendons de vous certaines compétences :
• Connaissance de l'environnement institutionnel de l'Inspe et des principaux services de l'Education nationale dans l'académie
• Maitrise des principaux outils bureautiques;
• Connaissance d'Apogée et ADE
• Compétences en secrétariat
• Bonne expression écrite et orale
• Qualités rédactionnelles et relationnelles
• Prises d'initiatives
• Bonnes connaissances du Pack Office (One Drive, Sharepoint) et d'Outlook
• Organisation et planification des tâches
• Rédaction de messages adaptés à différents types de publics