Assistante administrative - commerciale h/f

Le Cercle Intérimaire/INSTEAD recherche une Assistante Administrative et Commerciale pour rejoindre nos équipes.

Missions principales :

Gestion administrative

-Rédaction de courriers, notes d'information, convocations et comptes rendus.
-Gestion du courrier entrant : datation, enregistrement, ouverture et distribution.
-Classement, archivage et mise à jour des dossiers administratifs.
-Mise à jour des plaquettes commerciales et administratives.
-Mise à jour des références Qualibat au fil des attestations.

Suivi des chantiers & sous traitance

-Constitution et suivi des dossiers sous traitants.
-Création des fiches affaires, mise à jour du planning devis et diffusion.
-Suivi du carnet de commandes.
-Suivi des marchés d'entretien, révisions annuelles et mise à jour des BPU.
-Suivi des marchés à révision mensuelle et actualisations annuelles.
-Préparation des fiches de suivi chantier à l'ouverture d'une nouvelle affaire.

Facturation & gestion financière

-Préparation et saisie de la facturation client (y compris OT ateliers & divers).
-Envoi des avancements aux MOE, établissement des factures, calcul des révisions et actualisations, dépôt Chorus.
-Relance et suivi des impayés avec reporting hebdomadaire.
-Gestion du contentieux client en lien avec les Chargés d'Affaires.
-Demande et suivi des cautions bancaires (mainlevées, relances).
-Demande des attestations de TVA pour justifier les taux réduits.
Gestion contractuelle & appels d'offres
-Rédaction des déclarations de sous traitance, contrats, PPSPS.
-Envoi et mise en signature des documents contractuels (OS, avenants, décisions de réception).
-Gestion des dossiers d'appels d'offres publics et privés : constitution, dépôt, relances.
-Préparation des pré dossiers d'appel d'offres sélectionnés.
-Prise de rendez vous pour les visites obligatoires.

Suivi interne & reporting

-Mise à jour des tableaux de suivi.
-Réalisation des en cours AR & OT trimestriels en collaboration avec la Direction, les C.A et la Comptabilité.
-Gestion des fiches de satisfaction mensuelles pour les marchés d'accord cadre.
-Indication du code CA sur les fiches affaires pour les devis.

Profil recherché :

-Expérience confirmée en assistanat administratif et/ou commercial, idéalement dans le secteur du BTP.
-Maîtrise des outils bureautiques (Excel, Word, logiciels internes).
-Excellentes capacités rédactionnelles et organisationnelles.
-Rigueur, autonomie, sens des priorités et discrétion.
-Aisance relationnelle et capacité à travailler en équipe.
Salaire : Salaire selon expérience