Le candidat sera responsable de la gestion administrative et financière tout en jouant un rôle clé dans la relation client et le suivi commercial. Il aura pour missions : L'assistanat commercial et relation client Gestion de la Boîte Mail et Appels Traitement de la boîte mail générique (quotidien) : gestion des demandes de renseignements formations, confirmations, et réception des accords d'agréments Traitement des appels entrants et orientation des demandes Fidélisation et Suivi Commercial Fidélisation clients : Compléter le tableau de bord et le GRC Marius Effectuer des appels de fidélisation (se fixer un minimum de 10 clients par semaine à appeler) Administration Commerciale Traitement et suivi des inscriptions sur la plateforme e-formation (formations en ligne) Suivi des demandes d'agréments FAFCEA L'administration et gestion des dossiers de formation Gestion des Systèmes d'Information (YPAREO / Marius / EDOF) Planification et gestion des formations dans YPAREO / EDOF (annuelle et mise à jour ponctuelle) Exporter les apprenants de Marius (GRC) vers YPAREO Clôture des sessions de formations dans GRC Marius (chaque fin de semaine) Clôture des sessions de formations dans YPAREO (après facturation trimestrielle) Dossiers Stagiaires et Financement Constitution des dossiers papier de formation (émargements, positionnement, etc.) (2 jours avant formation) Envoi des mails de convocation (formateur et apprenants) Envoi des dossiers de prise en charge sur plateforme FAFCEA (par stagiaire) Relance des stagiaires si pièces manquantes pour le dossier de financement Archivage des dossiers (papiers et informatique) après facturation Évaluation et Attestations Traitement des évaluations de stage (recensement dans Excel et traitement des demandes) Établir et stocker les attestations de fin de formation depuis YPAREO La gestion financière et comptable Facturation et Suivi des Paiements Gestion financière des formations : FACTURATION DEPUIS YPAREO (délai de 1 mois maximum après la fin de formation) Envoi du dossier de facturation (FAFCEA, stagiaires, OPCO, etc.) (dans la semaine de la fin de formation) Suivi des paiements (FAFCEA, OPCO, etc.) et restitution des chèques de caution (mensuel) Logistique et qualité Logistique et Matériel Logistique quotidienne (Accueil et gestion salles de cours, vérification des présences, matériel) (début et fin de session) Gestion du planning des salles (calendrier partagé) Commandes et achats de fournitures administratives et logistiques (Café, feutres, etc.) Qualité Veille au respect des procédures et process Vérification de la complétude et conformité des dossiers facturés ("Qualité") Savoir-être : Excellent sens de l'organisation et rigueur. Bon relationnel et orientation client/service. Capacité à gérer les priorités et les urgences. Compétences techniques : Maîtrise des outils bureautiques (Excel indispensable). Expérience ou connaissance des outils de gestion de la formation (idéalement YPAREO, Marius/GRC, plateformes de financement OPCO/FAFCEA). Expérience : Une expérience en assistanat commercial ou administratif dans le secteur de la formation serait un atout. CDD de 7 mois à pourvoir immédiatement (remplacement congé maternité) basé sur Gap Avantages : 13e mois, titres restaurant, mutuelle, prévoyance
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