Vos missions en quelques mots Rattaché à la Direction des Routes et Aménagement, l’Assistant de direction apporte un appui opérationnel et un soutien administratif au directeur, à l’adjoint ainsi qu’aux responsables de service, Il les accompagne dans la préparation et le suivi de leurs dossiers. Par sa contribution à la planification et au suivi des activités de la Direction, il en facilite le pilotage, contribue à sa bonne organisation, à la fluidité de son fonctionnement, à la qualité de ses échanges internes et externes et de sa communication. 1- Organiser et coordonner l’activité de la direction - Assurer la gestion et le suivi des agendas des cadres en fonction des priorités identifiées - Participer à la planification annuelle des activités de la direction - Assurer le suivi et la coordination des congés, absences et permanences pour chaque service du siège de la Direction - Apporter un appui ponctuel aux services selon les besoins - Gérer les droits utilisateurs des applicatifs métiers (Sogelink, Cobaz, etc.) 2- Accueillir et gérer les flux d’information du secrétariat - Assurer l’accueil physique et téléphonique et orienter les usagers et partenaires. - Qualifier les niveaux d’urgence et hiérarchiser les transmissions - Réceptionner, filtrer et transmettre les appels, courriels et courriers - Garantir la continuité de service en cas d’absence des collègues - Assurer la diffusion des informations et la reproduction de documents 3- Préparer et suivre les dossiers et les réunions - Organiser la logistique et préparer les éléments nécessaires aux réunions et rendez-vous - Rédiger les comptes rendus et en assurer le suivi - Suivre l’avancement des dossiers confiés - Veiller au suivi des réponses aux courriers, notamment dans les démarches en ligne 4- Animer opérationnellement la communication externe de la direction - Identifier et recenser les besoins en communication de la direction - Planifier les actions de communication et assurer l’interface avec la Direction de la communication - Réaliser des recherches documentaires à la demande des cadres - Participer à la préparation de contenus (articles, supports) 5- Produire et gérer les documents administratifs - Rédiger, mettre en forme et actualiser tous types de documents administratifs - Assurer la saisie et la mise en qualité des contenus - Assurer le suivi des circuits de signature auprès des autorités compétentes Profil recherché COMPÉTENCES PROFESSIONNELLES ATTENDUES : Connaissances professionnelles : Notions essentielles des problématiques d’organisation et gestion du temps (traitement de l’urgence et des priorités), Principes rédactionnels de la note de synthèse et du compte-rendu, Règles de l'expression orale et écrite de qualité, Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire, Administration départementale (Fonctionnement, caractéristiques et métiers) Compétences professionnelles : Maîtrise des techniques de secrétariat, Maîtrise des outils bureautique et informatique, Capacité d'analyse et de synthèse, Maîtrise des circuits et procédures administratives Attitudes professionnelles : Aptitude à organiser son travail et gérer les échéances imparties, Aptitude à gérer dans l'urgence, Travail en équipe, Capacité d’adaptation, Respect absolu du secret professionnel et de la confidentialité CONDITIONS SPÉCIFIQUES : Permis B, Permanences téléphoniques et présence physique pour assurer les heures d'ouverture au public en commun avec les autres personnels du secrétariat INFORMATIONS COMPLEMENTAIRES : Rémunération indiciaire régime indemnitaire. Droits 25 jours de congés jours RTT selon organisation du temps de travail. Possibilité de télétravail. CET monétisable. Carte titres-restaurants (jusqu’à 153 € par mois dont 60% pris en charge par le Département). Chèques vacances. Participation à la protection sociale complémentaire Santé et Prévoyance. Participation aux frais de transports en commun. Amicale du personnel.
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