Assistant(e) de direction et logistique

À propos de Arche de Noé - Fondation de l'Armée du Salut L'Arche de Noé fait partie des 200 établissements et services que dénombre la Fondation de l'Armée du Salut. Implantée au cœur du 7e arrondissement de Lyon, dans le quartier de la Guillotière, l’Arche de Noé est un centre social ouvert à tout le monde. Actif depuis les années 1990, l'établissement a pour objectif de favoriser l’égalité dans l’accès aux savoirs et à l’éducation, aux loisirs éducatifs, de renforcer le lien social par la rencontre de publics différents, de prévenir les situations d’exclusion, et d’agir pour le développement social des personnes. Pour parvenir à ses missions, la structure dispose d'un secteur culturel, jeunesse, famille mais également d'un accueil de loisirs périscolaire et extrascolaire. Le poste Appui à la direction et coordination interne Rattaché(e) à la direction de l’Arche de Noé, l’assistant(e) de direction et logistique apporte un appui opérationnel au pilotage de la structure. À ce titre, il/elle organise les réunions, élabore les supports, rédige les comptes rendus et assure le suivi des décisions. Il/elle centralise les informations utiles, en organise la diffusion auprès des équipes et des partenaires, et contribue au suivi des projets en lien avec le projet social. Gestion logistique, suivi du patrimoine et du matériel Il/elle assure la gestion opérationnelle du patrimoine et des équipements en planifiant et en suivant les interventions de maintenance. Il/elle réalise le recensement du matériel, met à jour les inventaires et en assure le suivi régulier. Il/elle contrôle l’état des locaux et des équipements, identifie les besoins en réparation, remplacement ou acquisition, et coordonne les prestataires. Il/elle suit les contrats liés au bâtiment, participe à la gestion des stocks et veille au respect des normes de sécurité et de conformité. Suivi administratif RH et gestion des temps Il/elle assure le suivi des congés, récupérations et absences, contrôle les plannings et les volumes horaires, et centralise les éléments variables nécessaires à l’établissement de la paie. Il/elle vérifie la fiabilité des données transmises et contribue à la mise à jour des outils de suivi RH. Structuration des procédures et organisation interne Il/elle rédige et actualise les procédures internes et externes, structure les outils de suivi et contribue à l’harmonisation des pratiques professionnelles. Il/elle identifie les axes d’amélioration et propose des ajustements visant à renforcer l’efficacité et la lisibilité de l’organisation. Suivi administratif, conventions et archivage Il/elle assure le suivi des conventions en contrôlant les échéances et les obligations associées, organise leur classement et garantit leur archivage. Il/elle structure les documents administratifs et veille à leur accessibilité, à leur traçabilité et à leur conformité. Accueil du public (mission ponctuelle) À titre exceptionnel, il/elle assure l’accueil physique et téléphonique des usagers en cas d’absence de la chargée d’accueil. Il/elle informe, oriente et assure une continuité de service, dans le respect des principes d’accueil inconditionnel portés par la structure. Contribution au projet social et à la qualité de service Il/elle contribue à la mise en œuvre du projet social en soutenant l’organisation des actions, en facilitant les relations avec les partenaires institutionnels (CAF, Ville, associations) et en participant à la qualité d’accueil et de service rendu aux publics. Profil recherché Profil recherché Titulaire d’un diplôme Bac 2 à Bac 3 (BTS SAM, BTS GPME, BUT GEA, licence professionnelle ou équivalent), vous disposez d’une expérience significative sur un poste d’assistant(e) de direction ou de coordination administrative, idéalement dans le secteur associatif ou social. Vous êtes en capacité d’organiser et structurer l’information, de rédiger des supports professionnels, de suivre des dossiers administratifs et RH (plannings, congés, éléments de paie) et de coordonner des aspects logistiques (maintenance, matériel, prestataires). Rigoureux(se), autonome et organisé(e), vous savez gérer plusieurs priorités simultanément et faire preuve d’anticipation. Vous disposez de qualités relationnelles vous permettant d’interagir avec des interlocuteurs variés (équipes, direction, partenaires, publics) et faites preuve de discrétion professionnelle. Une appétence pour les environnements complexes et une sensibilité aux enjeux du secteur social (CAF, collectivités, projet social) seront particulièrement appréciées.