Vos missions en quelques mots MISSION Contribuer à la réalisation des interventions des services sur l’ensemble de la ville. ACTIVITES • Procéder à l’accueil physique et téléphonique du bureau • Effectuer les remplacements du poste d’accueil des services techniques • Traiter informatiquement les données sur les progiciels métiers AS-TECH et OCTIME • Centraliser, diffuser et classer toutes les informations • Collecter, exploiter, organiser et diffuser la communication intra et extra service • Elaborer des notes, des documents de synthèse et suivre les tableaux de bord • Gérer informatiquement l’activité des services techniques (As-tech : prestations, bons de travaux, prestations du portail symphonie, bons répétitifs, bons mécanique) • Saisir les données transmises par les services permettant une facturation interne de chaque prestation • Gérer informatiquement le personnel (Octime : présence, absences, congés, heures supplémentaires, astreintes…) • Envoyer des mails aux responsables de services et aux différents services • Elaborer les plannings services et activités • Suivre les diverses manifestations organisées sur la ville (festivités, commémorations, élections) Profil recherché COMPETENCES • Savoirs Connaître l’environnement local Connaître l’organisation et les activités des services municipaux Connaître le statut de la fonction publique territoriale Connaître les techniques rédactionnelles Connaître le fonctionnement des services techniques • Savoirs faire Utiliser l’outil informatique Utiliser la messagerie électronique et les systèmes téléphoniques Utiliser les logiciels métier (Astech, Octime) Utiliser les outils bureautiques standards (Word, Excel, power point) Utiliser les techniques d’accueil Utiliser les techniques de communication Utiliser les techniques de secrétariat Utiliser les techniques de classement Savoir élaborer et diffuser des comptes rendus • Savoir être Avoir le sens de l’organisation Avoir le sens des priorités Etre rigoureux Avoir le sens des relations humaines Avoir une capacité d’adaptation et à mener de front plusieurs activités avec des interlocuteurs multiples Appliquer strictement l’obligation de réserve INFORMATIONS COMPLÉMENTAIRES Formation niveau Bac Expérience sur un poste similaire Maîtrise de l'outil informatique
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