Un.e adjoint.e en gestion administrative et financière – poste à mi-temps

Au sein de l’UFR de sociologie, l’agent est placé sous la responsabilité hiérarchique directe De la Secrétaire générale en charge du service de la formation continue. L’agent-e exécute des actes administratifs et de gestion courante et accompagne l’assistant-e de formation continue dans ses missions en lien avec les responsables de diplôme.

· Gestion administrative :

- Assurer l’accueil physique et téléphonique et l’orientation des interlocuteurs internes et externes (étudiants, stagiaires, entreprises, enseignants-chercheurs, vacataires),

- Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec le domaine d’activité de la structure,

- Saisir, éditer et traiter des documents divers (contrats, conventions, feuilles d’émargement, attestations de présence et tout document à transmettre aux stagiaires et financeurs),

- Saisir, mettre à jour des bases de données dédiées à la gestion administrative,

- Gérer les dossiers de recrutement des chargés de cours,

- Suivre certains dossiers et relancer les interlocuteurs internes ou externes concernés,

- Diffuser des informations internes et externes concernant les missions du service,

- Contribuer à l’élaboration de documents de communication (guide du stagiaire, plaquettes…),

- Classer et archiver des documents.

· Gestion financière :

- Gestion des bons de commandes, état de frais et ordre de missions

- Demander les devis des intervenants,

- Préparer la saisie des charges d’enseignements


FICHE DE POSTE