Vos missions en quelques mots Chargé de projets évènementiels Organisation administrative, conceptuelle et suivi des événements confiés Gestion administrative de l’évènement : tableau de suivi, budget, établissement des bons de commandes et suivi de facturation (enregistrement sur C.I.R.I.L et tenu du tableau budgétaire), établissements des contrats/marchés avec la commande publique, Programmation des événements : mise en place et suivi du calendrier événements Relais avec les intervenants organisation : secrétariat pour formalisation des courriers/arrêtés et suivi/respect budgets, lancement des consultations prestataires événements, communication pour lancement des supports, logistique et technique pour programmation opérationnelle des événements Démarchages et recherches partenaires Constitution du programme détaillé des événements planification avec la com des plans promotionnels, rédaction des éléments de programmes et de communication selon les supports définis - Présence sur les événements organisés - Organisation des réunions événements - Formalisation des fiches événements et compte rendu de réunions - Formalisation et gestion des questionnaires bilan événements - Envoi en amont de chaque événement les infos spécifiques de la fiche événement pour relais information 15 jours avant : le Maire et son cabinet pour le déroulé et participants 1 mois avant : le détail programme à la com pour communiqués et relais presse Veille impérative sur les événements : web, fêtes environnantes Gestion contrats/assurances et suivi Publication sur sites promotionnels Conception, suivi, analyse des marchés et offres dans le respect du budget Production des bons de commande/contrats avec analyse en interface avec la commande publique et Comptabilité en lien avec l’administratif événementiel Gestion des partenaires sur les évènements : repérages, analyse des besoins matériels, planning d’installation, accueil et suivi sur les manifestations Recherches et consultations lots divers Profil recherché Savoirs (connaissances) Procédures de commande publique Règles budgétaires et comptables de la comptabilité publique Connaissance des techniques événementielles Connaissances en montage de projets événementiels Connaissance du cadre réglementaire et des normes en vigueur Connaissance de l’environnement professionnel et des acteurs locaux Savoir-faire (utilisation des techniques, outils, procédures …) Maîtrise de l’outil informatique Méthodologie et organisation Savoir-être (relationnel, qualités) Écoute et discrétion Polyvalence et travail en équipe Esprit d’initiative Excellentes qualités relationnelles Qualités rédactionnelles
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