Assistant(e) i&c f/h

Description de la mission

Au sein de la Business Unit Contrôle-Commande à Lyon, vous aurez comme missions principales

- Traitement du courrier et messagerie petits colis

- Support pour les demandes de missions et des remboursements de frais (incluant les visas et les cas particuliers des expatriés) et des relevés de dépenses.

- Gestion des demandes de déménagement/ implantations nouveaux arrivants

- Traitement des commandes de fournitures (avec respect du budget annuel)

- Réservation des salles de réunion, numéros audio, vidéoprojecteurs, appareil photos, téléphone d’astreinte

- Rôle de correspondant informatique et de dataowner (Atlas)

- Établissement des demandes d’interventions sur l’outil « Nouvel Atrium »

- Gestion des contrats VIE

- Commande de cartes de visites, reprographie

- Mise en forme et diffusion des documents techniques Rôle via COEDM3

- Gestion des demandes d’achats

- Accueils nouveaux arrivants

- Gestion de l’évènementiel (Séminaires, demande de Club, Pauses café, etc…)

- Établissement et suivi du planning d’Absences/Missions/Formations

- Mise à jour de l’Annuaire (Intranet) – archivage et mises à jour (SharePoint)

- Réception des commandes sous SAP et interface avec la comptabilité via le Webcycle

- Organisation des entretiens de recrutement

- Suivi des habilitations du personnel

D’autres missions pourront vous être confiées.

L’assistant I&C rapportera hiérarchiquement au Responsable du Centre de Compétences Projets & Offres I&C France.

Afin d’assurer une continuité du service, chaque assistant se voit affecter un périmètre de soutien opérationnel principal (P) et un périmètre de soutien secondaire (S) destiné à pallier l’absence éventuelle de l’assistant en charge du périmètre principal.

Profil

De formation supérieure Bac+2 assistant de direction, vous avez

- Une première expérience confirmée

- Des qualités d’organisation et de rigueur

- Des qualités interpersonnelles

- Un sens du service

- Une facilité avec les nouveaux outils informatiques

- Des qualités suivantes : autonomie, dynamisme, discrétion, confidentialité, capacité d’adaptation

Le poste est basé à Lyon

Critères candidat

Niveau d'études min. requis

Bac+2

Niveau d'expérience min. requis

2-5 ans

Niveau d'emploi

Non cadre

Langues

Anglais (Intermédiaire)