Assistant(e) de direction f/h

Vos missions en quelques mots Mission générale : L’assistant(e) de direction participe au bon fonctionnement administratif et organisationnel du SFACT. Il (elle) accueille les interlocuteurs, gère les appels et les courriels, assure la rédaction et le suivi des documents administratifs. Il (elle) participe à l’organisation des agendas, des réunions, et au classement des dossiers, tout en facilitant la communication et la coordination entre différents interlocuteurs. Il (elle) assure la gestion logistique pour le service. Il (elle) assure également le rôle de référent RH, en appui de l’adjoint du SFACT. Enfin, il (elle) suit l’avancement du plan de contrôle interne pour le SFACT, en lien avec le pôle support. Missions détaillées : · Activités : · Gestion de l’agenda : planification et organisation des rendez-vous, réunions et éventuels déplacements de la directrice et de son adjoint. Programmation des rendez-vous via les secrétariats de direction de l’AP-HP et de la DSFP ; · Communication : traitement des correspondances, compte-rendus de réunion, courriels et autres documents administratifs ; · Interface avec les partenaires : accueil des visiteurs et gestion de la communication avec les partenaires de la DSFP (accueil physique et téléphonique) ; · Gestion des dossiers et des courriers : constitution et mise à jour des dossiers direction, classement, archivage, suivi des documents confidentiels et sensibles traités par la direction ; · Référent RH : appui gestion des ressources humaines (Gestime, dossiers – évaluation - renouvellement de contrats – questions RH, formation) · Organisation d’évènements : événements internes, tels que Copil ou réunions d’équipes, en coordination avec la logistique ; · Maîtrise des risques : enregistrement dans l’applicatif dédié des contrôles internes annuels du service, suivi du planning prévisionnel et des réalisations ; · Logistique : gestion des stocks de fournitures, matériels nécessaires au fonctionnement du SFACT (inventaire, suivi, contrôle, commandes) Profil recherché COMPETENCES REQUISES SAVOIR FAIRE - Accueil et orientation des personnes - Élaboration, adaptation et optimisation des planning de travail, rendez-vous, visites - Identification des informations communicables à autrui au regard du secret professionnel - Organisation et classement des données, informations, documents de diverses natures - Maîtrise des outils bureautiques (traitement de texte, tableur, présentations, …) - Définition/adaptation et utilisation des plans de classement et d'archivage - Expression orale CONNAISSANCES ASSOCIEES - Accueil téléphonique - Organisation administrative et relations interpersonnelles - Secrétariat SAVOIR ETRE - Organisation dans la réalisation des diverses tâches au quotidien, - Adaptabilité, réactivité, - Aisance relationnelle, en communication (orale et écrite) - Discrétion et respect du secret professionnel PRE-REQUIS - Expérience secrétariat, gestion ou autre domaine pertinent au regard du poste proposé - Usage outils bureautiques