L'agence Centre-Bourgogne d'Ecosphère, basée à Orléans (45), recherche son assistant(e) d'agence. Au sein d'une équipe pluridisciplinaire et sous la responsabilité de la Directrice d'agence, il(elle) interviendra en véritable appui quotidien à l'équipe locale, et en relai fiable et efficace à la Directrice de l'agence, et aura notamment pour missions :
Appui à la direction de l'agence :
- Mise en place et suivi d'un outil de pilotage des tâches,
- Préparation et réalisation d'un point hebdomadaire avec la directrice d'agence,
- Planification, organisation et suivi des réunions d'équipe,
- Mise en place et suivi des plans d'actions.
Appui à la gestion de la vie d'agence :
- Accueil physique et téléphonique, gestion du courrier,
- Gestion des équipements : suivi du consommable, suivi et entretien du matériel et des véhicules en lien avec les référents matériel et sécurité, veille sur l'état des locaux,
- Gestion des contrats et prestataires de service liés à l'agence,
- Appui local à l'organisation des événements et gestion de la logistique des déplacements pour l'équipe,
- Gestion de l'archivage numérique et papier.
Appui administratif :
- Suivi administratif des dossiers client, incluant la préparation et le suivi de la facturation,
- Clôtures locales administratives des dossiers (certificats de capacité, enquêtes de satisfaction client),
- Suivi administratif de la sous-traitance,
- Suivi administratif des notes de frais de l'équipe,
- Mise en oeuvre et animation locale des procédures administratives nationales.
Appui commercial :
- Appui à la veille commerciale locale,
- Préparation et montage administratif des offres,
- Dépôt des réponses aux appels d'offres,
- Mise à jour et suivi des devis sur interface CRM.
Appui à la gestion des ressources humaines :
- Participation au suivi des candidatures et organisation logistique des entretiens,
- Participation à l'onboarding et offboarding des collaborateurs,
- Suivi de l'affichage obligatoire.
Appui technique :
- Relectures orthographiques,
- Mise en forme, reprographie et archivage des rapports,
- Gestion locale de la photothèque et de la documentation.
D'autres missions pourront venir s'ajouter, en fonction des compétences et de la motivation (soutien éventuel sur certaines tâches au niveau national).
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