Assistanat secrétariat - secrétariat service de chirurgie maxillo-faciale h/f

MétierAssistanat secrétariat - secrétariatType de contratTitulaire ou CDDRémunérationselon grille indiciaire de la fonction publique hospitalièreService d'affectationservice de chirurgie Maxillo FacialePrésentation du service
28 lits d'hospitalisation conventionnelle :
o 16 lits d'hospitalisation dédiés à la traumatologie et aux pathologies infectieuses
o 12 lits d'hospitalisation dédiés à la pathologie cancéreuse
- 1 bloc opératoire (3 salles).
Le service assure tous les jours la grande garde d'urgence Maxillo-faciale et Stomatologie de Paris et Ile-de-France.
Il prend en charge les patients atteints de pathologies relevant de la Chirurgie Maxillo-faciale : traumatologie, infectieux, orthognatique, reconstruction et cancérologie.
Collaboration quotidienne avec :
- Consultation (cour des consultations, ouvert du lundi au vendredi de 8h30 à 18h30)
- Bloc opératoire (niveau-1)
- Structure J0 (1er étage)
- UCA (en face du bâtiment Gaston CORDIER, commune à d'autres chirurgies)
COMPOSITION DE L'EQUIPE :
Chef de service : Pr Chloé BERTOLUS
Cadre de santé : Monsieur Kamil CHRIF
o Equipe médicale : 2 PUPH dont le chef de service, 2 PH + 6 PH temps partiel, 1 MCU-PH, 4 chefs de clinique, 12 internes
o 21 IDE (14 de jour + 7 de nuit)
o 16 Aides-soignants (13 jour + 3 nuit)
o 1 Secrétaire hospitalière
o 1 Logisticien
o 6 Secrétaires médicales
o 1 Kinésithérapeute
o 1 orthophoniste dédié au service
o 1 diététicienne
o 1 psychologue - passage 3x/ semaine
o 1 assistante sociale
o 1 socio esthéticienne- passage 1x/semaine
Vos missions
Secteur d'activités :
Prise en charge de patients atteints de pathologies relevant de la Chirurgie Maxillo-faciale (traumatologie, infectieux, orthognatique et cancérologie)
Mission générale :
Traiter et coordonner les opérations et les informations médico-administratives du patient.
Gestion de 9 médecins, de la RCP de Stomatologie et de Chirurgie Maxillo-faciale
Missions permanentes :
o Accueil physique et téléphonique des patients, des familles
o Prise de rendez-vous de consultation et d'anesthésie
o Programmation des interventions des chirurgiens dans Orbis Bloc
o Programmation des patients en chirurgie ambulatoire (UCA)
o Réception et mise en page des courriers dans SIMPLIFY et envoi aux médecins correspondants
o Gestion des mails
o Gestion des emplois du temps des médecins (absence, congrès, organisation de réunions et évènements)
o Gestion des CRO (compte-rendu opératoire) du week-end et lundi
o Archivage
o Gestion de la demande de copie de dossier via la Direction de la Clientèle
o Etablissement de devis pour la chirurgie esthétique et les patients internationaux
o Le mercredi : gérer les modifications du planning opératoire post-staff du jeudi soir : annuler ou reporter intervention, prévenir le patient, effectuer les modifications sur ORBIS, envoyer les convocations si nécessaire.
Occasionnellement :
o Remplacement des différentes AMA pendant leurs absences : RCP, codage, compte-rendu d'hospitalisation (CRH), compte-rendu opératoire (CRO), courriers, archivage, prise de rendez-vous téléphonique, programmation intervention conventionnelle ou UCA,
o Tutrice de stage pour des élèves secrétaires médicales,
o Accueil et accompagnement des nouveaux arrivants (externes, internes, stagiaires divers).
Profil recherché
COMPETENCES
o Utiliser les outils bureautiques et les logiciels institutionnels (GDM, COMDOS, Gilda, MEDIWEB, ORBIS),
o Frappe de documents dictés,
o Terminologie et vocabulaire médical,
o Règles de grammaire et d'orthographe,
o S'exprimer clairement,
o Filtrer et orienter les appels et demandes téléphoniques internes et externes,
o Renseigner les nombreux interlocuteurs,
o Traiter des situations conflictuelles,
o Hiérarchiser les activités de secrétariat à réaliser,
o Connaissances en droit des patients (communication dossier, ayant droits ),
o Connaître l'organisation et le fonctionnement interne de l'hôpital et de ses services.
o Connaissances informatiques : pack office, Outlook QUALITES

QUALITE
o Discrétion,
o Organisation, méthode et rigueur,
o Gestion du stress,
o Respect de tous, qualité d'écoute et empathie,
o Esprit d'équipe,
o Ponctualité et disponibilité,
o Faire preuve de diplomatie,
o Avoir le sens des responsabilités,
o Avoir un esprit d'équipe, faire preuve d'entraide et de collaboration avec les collègues,
o Capacité d'adaptation,
o Capacité à prioriser ses actions, anticiper,
o Capacité à s'auto évaluer, curiosité intellectuelle, esprit d'initiatives,
o Respecter les règles déontologiques : respect de la hiérarchie, secret professionnel, devoir de réserve et de discrétion
Schéma horaireJourTemps de travail7h30Horaires de travail7h30 par jour du lundi au vendredi Repos samedi, dimanche et jours fériésTélétravailNonVos avantages à l'AP-HP
o Valorisation financière (primes diverses, intégration des mesures du Ségur de la Santé, primes semestrielles équivalentes à un 13ème mois de salaire)
o Places en crèche disponibles
o Self, possibilité de place de parking, politique sociale attractive (tarifs avantageux sur les loisirs, vacances)
o Remboursement à 75% du titre de transport (équipe de jour), 100% (équipe de nuit)
o Comité d'entreprise AGOSPAP très intéressant pour des sorties culturelles ou des vacances
o Plateforme « Hoptisoins » : tarifs préférentiels chez nos partenaires (vie quotidienne, courses)
o Service de pointe qui permet de développer de nombreuses compétences
o Équipe bienveillante avec une intégration personnalisée en fonction de vos besoins
o Possibilité de formations diplômantes

Description de l'hôpitalSitué à Paris (13ème arrondissement), l'hôpital de la Pitié-Salpétrière est le premier groupe hospitalier français, regroupant 82 services répartis dans 90 bâtiments. C'est l'hôpital de référence notamment sur les spécialités suivantes: affections du système nerveux, pathologies cardio-vasculaires et métaboliques, pathologies infectieuses et immunitaires complexes, cancérologie et oncologie, greffe d'organe et de moelle osseuse, chirurgie, ou encore périnatalité. Référence de l'offre2