Vos missions en quelques mots Au sein du secrétariat des élus à l’Hôtel de Ville, vous assistez le 1er Adjoint au Maire dans l’exercice de ses responsabilités, gérez son emploi du temps et effectuez le traitement et le suivi de son courrier. Vous assurez l’interface avec les services municipaux, les usagers et les partenaires institutionnels. Vous assurez l’organisation et le bon fonctionnement du secrétariat des élus. 1. Accueil du public : - Vous proposez un accueil physique et téléphonique de qualité ; - Vous recevez, orientez et traitez les messages ; - Vous assurez le suivi des appels ; - Vous savez apprécier la demande et réagir de façon appropriée ; - Vous alertez le 1er Adjoint sur tout évènement ou information utiles à l’exercice de son mandat. 2. Gestion de l’agenda et des rendez-vous : - Vous prenez les rendez-vous et gérez l’emploi du temps du 1er Adjoint et des Adjoints au Maire ; - Vous préparez les déplacements et rendez-vous (constitution de dossiers, préparation de notes). 3. Traitement du courrier : - Vous réceptionnez le courrier, rédigez les courriers de réponse et assurez le classement des documents et leur référencement ; - Vous traitez les urgences et les dossiers sensibles selon les modalités définies par le 1er Adjoint. 4. Organisation du secrétariat du 1er Adjoint et des élus : - Suivi des dossiers, classement, archivage ; - Pour assurer l’ensemble de ces missions avec efficacité et pertinence, vous travaillez en étroite collaboration avec les services relevant de la délégation du 1er Adjoint. Profil recherché - Très bonnes qualités relationnelles ; - Rigueur et organisation ; - Esprit d’initiative et réactivité ; - Maîtrise des techniques d’accueil du public (savoir rassurer ses interlocuteurs et gérer l’agressivité ou l’impatience) ; - Discrétion et réserve professionnelles indispensables ; - Qualités rédactionnelles ; - Très bonne maîtrise des outils bureautiques (Excel, messagerie, agenda électronique) ; - Grande autonomie ; - Maîtrise des techniques d’accueil du public (savoir rassurer ses interlocuteurs et gérer l’agressivité) ; - Utilisation experte des outils bureautiques et informatiques.
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