Assistant de direction

Descriptif du poste


1. Contexte


📢 L’Assistant(e) : direction / gestion administrative assure le bon fonctionnement administratif quotidien du bureau, veille à la gestion des agendas et à la coordination interne, et assiste directement la Head of Chairman Office.

L’assistant(e) de direction / gestion administrative et l’assistant(e) logistique / support événementiel travaillent en étroite collaboration afin d’assurer la continuité des missions du service, avec une capacité de relais mutuel en fonction des besoins.


2. Missions


Gestion administrative du bureau

* Traitements du courrier – réception, traitement, archivage, envoi
* Traitement des cadeaux reçus – réception, traitement, archivage, envoi
* Mettre à jour les bases de données administratives (contacts…)
* Assurer le suivi des factures, devis et bons de commande. Suivre l’évolution du budget et des dépenses.
* Préparer et organiser certains dossiers administratifs / recherches.
* Gérer et organiser les stocks du bureau (fournitures, nourriture, boissons, matériel) et le bon fonctionnement des outils informatiques et logistiques
* Rangement


Gestion des agendas et coordination interne

* Mettre à jour les agendas partagés (dates de matchs, d’événements, des anniversaires…)
* Organiser certaines réunions internes, petit-déjeuner/déjeuner (créneaux, préparation des documents…)
* Assurer la diffusion et la mise à jour d’informations pratiques au sein du service.
* Envoi d’invitation pour les matchs, événements…


Assistance/Support à la head of Chairman Office

* Apporter un soutien administratif à la Cheffe de Cabinet (agenda, déplacement (voiture, train, avion, hôtel), prise de rendez-vous…)
* Préparer certains dossiers ou documents nécessaires à ses activités.
* Participer à la coordination de certains projets ou demandes internes.
* Notes de frais


3. Conditions de travail

* Environnement de travail dans un bureau partagé
* Posture assise avec déplacements fréquents dans nos locaux
* Usage quotidien d’un ordinateur (travail sur écran)
* Travail du lundi au vendredi
* Intégration et accompagnement dès l’arrivée


Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.


Profil recherché :


1. Qui êtes-vous ?


👌 Expérience :

* Formation en gestion, administration ou assistanat
* Première expérience en assistanat administratif ou gestion de bureau dans le secteur du luxe et/ou du sport
* Expérience dans un environnement de direction appréciée


🗣️ Langue :

* Niveau d’anglais courant oral et écrit


⭐Qualités requises :

* Excellente organisation et rigueur administrative
* Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément
* Discrétion et sens de la confidentialité
* Très bonne gestion des priorités


Déroulement des entretiens :


🤝 1er entretien avec notre Chef de Projet Opérationnel et notre Chargée de recrutement (sur site)

🤝 2eme entretien avec notre Head of Protocol and Office of Group Chairman (sur site)