1 secrétaire h/f (h/f)

L'ASSOCIATION POUR LA READAPATION SOCIALE recherche pour la MECS PEPS 1 secrétaire H/F en CDI à temps plein

Profil :

- Diplôme : BTS Assistant de direction ou BTS SP3S (Services et Prestations des Secteurs Sanitaire et Social)

- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)

- Maîtrise du français écrit et oral, excellente orthographe

- Rigueur, méthode et sens de l'organisation

- Capacité à travailler en équipe et à collaborer avec plusieurs interlocuteurs

- Esprit d'initiative et capacité à proposer des évolutions de pratiques administratives

- Une connaissance de la protection de l'enfance serait appréciée

- Convention Collective 66 - Technicien qualifié

Missions

Placé(e) sous l'autorité de la cheffe de service, le/la secrétaire assure la gestion administrative et le soutien organisationnel des deux pôles de la MECS PEPS, établissement accompagnant des jeunes âgés de 14 à 21 ans en difficulté sociale.

Ses missions principales sont :

- Assurer l'accueil physique et téléphonique des jeunes, familles et partenaires, en garantissant la qualité de l'écoute et la confidentialité des échanges.

- Assister l'équipe éducative et la direction dans la gestion quotidienne, la préparation des réunions, la rédaction et la diffusion des documents.

- Assurer la production, la mise en forme et le suivi des documents administratifs, courriers et tableaux de bord.

- Veiller à la conformité et à la traçabilité des dossiers des jeunes accompagnés, dans le respect des procédures internes et du RGPD.

- Contribuer au suivi des activités du service, notamment la facturation, les commandes, les statistiques et les échéances de mesure.

Vos activités :

1. Accueil et secrétariat courant

- Accueillir le public (jeunes, familles, partenaires) et répondre aux sollicitations téléphoniques ou par mail.

- Recevoir, enregistrer, trier, diffuser et archiver les courriers.

- Rédiger et mettre en forme des documents professionnels variés (notes, comptes rendus, convocations, bilans, statistiques).

- Organiser les rendez-vous, réunions et déplacements, gérer les agendas partagés.

- Classer et archiver les dossiers selon les procédures internes.

2. Gestion administrative des dossiers

- Créer et actualiser les dossiers administratifs des jeunes accompagnés.

- Assurer la saisie et la mise à jour des données dans le logiciel métier.

- Suivre les échéances de mesures et relancer les partenaires si nécessaire.

- Participer à la formalisation et à la mise en page des écrits professionnels transmis aux magistrats ou à l'ASE.

3. Suivi budgétaire et logistique

- Suivre les commandes et les stocks de fournitures des trois services.

- Préparer les éléments de facturation et établir les tableaux de suivi correspondants.

- Contribuer à l'élaboration des tableaux de bord et statistiques d'activité.

4. Appui à la coordination interne

- Faciliter la circulation des informations au sein de l'équipe et entre les pôles.

- Garantir la confidentialité et la fiabilité des données traitées.

- Participer à l'amélioration continue des procédures administratives et de communication.

Conditions :

35 /semaine- 9h00- 17h00 du lundi au vendredi

Lieux de travail :

2 jours sur l'internat 13013 et 3 jours sur l'externat 13001

Compétences :

Maîtrise des techniques de secrétariat et des règles de l'expression écrite (syntaxe, grammaire), autonomie, rigueur, capacité à travailler en équipe

Une première connaissance de la protection de l'enfance et du secteur social serait un plus.

Date d'emploi : A pourvoir dès que possible.