Le candidat sera responsable de la gestion administrative et financière tout en jouant un rôle clé dans la relation client et le suivi commercial. Il aura pour missions :
L'assistanat commercial et relation client
* Gestion de la Boîte Mail et Appels
o Traitement de la boîte mail générique (quotidien) : gestion des demandes de renseignements formations, confirmations, et réception des accords d'agréments
o Traitement des appels entrants et orientation des demandes
* Fidélisation et Suivi Commercial
o Fidélisation clients : Compléter le tableau de bord et le GRC Marius
o Effectuer des appels de fidélisation (se fixer un minimum de 10 clients par semaine à appeler)
* Administration Commerciale
o Traitement et suivi des inscriptions sur la plateforme e-formation (formations en ligne)
o Suivi des demandes d'agréments FAFCEA
L'administration et gestion des dossiers de formation
* Gestion des Systèmes d'Information (YPAREO / Marius / EDOF)
o Planification et gestion des formations dans YPAREO / EDOF (annuelle et mise à jour ponctuelle)
o Exporter les apprenants de Marius (GRC) vers YPAREO
o Clôture des sessions de formations dans GRC Marius (chaque fin de semaine)
o Clôture des sessions de formations dans YPAREO (après facturation trimestrielle)
* Dossiers Stagiaires et Financement
o Constitution des dossiers papier de formation (émargements, positionnement, etc.) (2 jours avant formation)
o Envoi des mails de convocation (formateur et apprenants)
o Envoi des dossiers de prise en charge sur plateforme FAFCEA (par stagiaire)
o Relance des stagiaires si pièces manquantes pour le dossier de financement
o Archivage des dossiers (papiers et informatique) après facturation
* Évaluation et Attestations
o Traitement des évaluations de stage (recensement dans Excel et traitement des demandes)
o Établir et stocker les attestations de fin de formation depuis YPAREO
La gestion financière et comptable
* Facturation et Suivi des Paiements
o Gestion financière des formations : FACTURATION DEPUIS YPAREO (délai de 1 mois maximum après la fin de formation)
o Envoi du dossier de facturation (FAFCEA, stagiaires, OPCO, etc.) (dans la semaine de la fin de formation)
o Suivi des paiements (FAFCEA, OPCO, etc.) et restitution des chèques de caution (mensuel)
Logistique et qualité
* Logistique et Matériel
o Logistique quotidienne (Accueil et gestion salles de cours, vérification des présences, matériel) (début et fin de session)
o Gestion du planning des salles (calendrier partagé)
o Commandes et achats de fournitures administratives et logistiques (Café, feutres, etc.)
* Qualité
o Veille au respect des procédures et process
o Vérification de la complétude et conformité des dossiers facturés ("Qualité")
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