Le poste de Assistant de direction du DGS (H/F)
Vos missions seront sous la responsabilité du directeur général des services :
1- Traitement de l’information et des dossiers physiques ou électroniques :
- Préparer les dossiers des instances et des réunions, en interne comme en externe.
- Rechercher et ordonnancer les informations auprès des services.
- Transmettre les documents dans les délais.
- Intervenir si besoin en appui sur les dossiers.
- Utiliser et maîtriser l'outil informatique (suite des logiciels Office, internet) afin de rédiger les différents documents : comptes rendus, rapports, e-mails.
2- Planification et suivi de l’activité
- Assurer la gestion des priorités, alerter et agir pour le respect des échéances liées aux processus de l’établissement.
- Gérer l’agenda du DGS et de la présidente, planifier, organiser et suivre les rendez-vous.
- Assurer l'organisation pratique des réunions et des missions (réserver salles ou lieux, inviter les participants, tenir des listings officiels).
3- Accueil et premier niveau de renseignement physique et/ou téléphonique des élus, partenaires et du grand public.
- Répondre aux appels téléphoniques et prendre les messages.
- Prioriser les demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou d’importance.
- Offrir un premier niveau de renseignement, orienter l’interlocuteur vers le collaborateur ou le service compétent.
- Garantir la confidentialité.
4- Constitution de dossiers, classement et archivage de documents
- Traiter les flux de courriers entrants et sortants, notamment via l’outil dédié.
- Recevoir et réorienter les courriers électroniques.
- Réceptionner, enregistrer, vérifier les dossiers et les archiver lorsque nécessaire.
- Assembler, trier, classer et archiver des documents.
- Synthétiser et présenter des informations.
- Identifier les sources de documentations.
- Effectuer des premiers niveaux de recherche documentaire
Le profil recherché
Savoir
- Connaissance des activités, fonctionnements et processus des collectivités territoriales
- - Maîtrise des techniques d’assistanat de direction
- - Techniques d’expression orale et écrite
- - Règles d’orthographe, de syntaxe et de grammaire
- - Rédaction de notes de synthèses, comptes rendus, courriers, etc
-. - Maîtrise des procédures administratives
- - Connaissance de l’environnement public
- - Tableaux de bord, et outils de planification et de suivi
Savoir-faire
- Organiser d’agenda, prise de rendez-vous, hiérarchisation de priorités
- Rédiger, préparer les documents à produire, comptes rendus, tableaux d’activité
- Maitrise de l’ensemble des outils Office 365
- Respect des instructions de travail, obligation de confidentialité et de réserve
- Capacité à travailler en équipe
- Très bonne capacité de rédaction et de synthèse
Savoir-être :
- Très bonne expression orale
- Très bon sens de l’organisation, esprit d’initiative et autonomie, Engagement, disponibilité
- Rigueur, fiabilité et discrétion
- Esprit d’initiative, proactivité
- Réactivité et capacités d’adaptation
- Organiser, gérer, anticiper
- Evaluer des informations
L'entreprise
Née le 1er janvier 2017, de la fusion de 5 communautés de communes du Sud-Manche, la communauté d’agglomération Mont Saint-Michel - Normandie a vu le jour sous forme d’Etablissement Public de Coopération Intercommunale (EPCI), fondé sur quatre valeurs partagées sur le territoire : proximité, réactivité, efficacité et continuité.
Découvrez l’entreprise CA Mont Saint-Michel - Normandie
Savoir
- Connaissance des activités, fonctionnements et processus des collectivités territoriales
- - Maîtrise des techniques d’assistanat de direction
- - Techniques d’expression orale et écrite
- - Règles d’orthographe, de syntaxe et de grammaire
- - Rédaction de notes de synthèses, comptes rendus, courriers, etc
-. - Maîtrise des procédures administratives
- - Connaissance de l’environnement public
- - Tableaux de bord, et outils de planification et de suivi
Savoir-faire
- Organiser d’agenda, prise de rendez-vous, hiérarchisation de priorités
- Rédiger, préparer les documents à produire, comptes rendus, tableaux d’activité
- Maitrise de l’ensemble des outils Office 365
- Respect des instructions de travail, obligation de confidentialité et de réserve
- Capacité à travailler en équipe
- Très bonne capacité de rédaction et de synthèse
Savoir-être :
- Très bonne expression orale
- Très bon sens de l’organisation, esprit d’initiative et autonomie, Engagement, disponibilité
- Rigueur, fiabilité et discrétion
- Esprit d’initiative, proactivité
- Réactivité et capacités d’adaptation
- Organiser, gérer, anticiper
- Evaluer des informations
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