Gestionnaire de l'accueil des doctorants et chercheurs internationaux

À propos de nous

Ambitieuse et innovante, l'Université de Lille réunit facultés, instituts et écoles de renom.
Notre objectif : Construire une université internationale, rayonnante et attractive, ancrée dans son territoire et moteur du développement économique et socio-culturel.
Faire le choix de l’Université de Lille, c’est rejoindre une communauté résolument tournée vers l’avenir et engagée pour l’excellence académique.


Mission

Contexte du poste : Le poste de Gestionnaire de l’accueil des doctorants et chercheurs internationaux s'inscrit dans le cadre du projet WILL (Welcoming Internationals to Lille), un projet répondant à la stratégie d'internationalisation de l'Université de Lille. L'objectif de ce projet est de structurer l'offre de services dédiés à l'accueil des publics internationaux tels que les chercheurs, les professeurs invités et les étudiants, tout en renforçant le rayonnement scientifique de l'université.

Le projet WILL se concentre sur deux volets complémentaires : le volet recherche et le volet des relations internationales.

– Dans le volet recherche, le projet vise à créer des chaires internationales afin d'attirer des chercheurs de renom et de stimuler la collaboration scientifique à l'échelle internationale.

– Dans le volet des relations internationales, plusieurs actions sont prévues : la création d'une Maison internationale en centre-ville, la mise en place de la MI+ (anciennement « Lille Box »), la création d'un réseau d'ambassadeurs et d'alumni, ainsi que le renforcement des actions d'attractivité et de visibilité réalisées par le Bureau international de l'université.

la mise en place de la MI+ : un dispositif dédié aux chercheurs, doctorants et étudiants internationaux, afin de leur offrir un accompagnement personnalisé avant et pendant leur mobilité.

La MI+ se veut être une gamme de services répondant aux besoins spécifiques des publics internationaux et de leur famille.

Prenant la forme de trois options, l’objectif de la MI+ est de proposer une expérience d'accueil personnalisée et de faciliter leur intégration dans la vie académique et sociale de l'université et de la métropole lilloise.

Le Gestionnaire de l'accueil des doctorants et chercheurs internationaux sera en charge du déploiement opérationnel de la MI+, aux côtés du Chargé de conception de la MI+.


Profil

1. Préparation et accompagnement à distance (avant l’arrivée en France)
• Organisation de rendez-vous à distance pour anticiper les démarches liées à l’arrivée.
• Constitution de dossiers personnalisés selon le niveau d’accompagnement (logement, transport, intégration).
• Suivi administratif rigoureux : vérification des pièces, échanges, relances, mises à jour.
• Coordination avec les prestataires externes (logement, transport…) et les services internes.
• Gestion logistique : titres de transport, demandes de logement, documents d’arrivée.
• Suivi financier : frais pris en charge, bons de commande, coordination avec les services comptables.

2. Accueil physique et intégration en France
• Remise du Welcome Pack et accompagnement dans les démarches administratives (CAF, logement, titre de séjour…).
• Présentation du cadre universitaire, des services (bibliothèque, vie associative…).
• Orientation vers les unités d’affectation, lien avec les référents scientifiques et administratifs.

3. Clôture et archivage
• Vérification de la complétion des démarches, clôture de l’accompagnement.
• Archivage des dossiers et mise à jour des outils de suivi.
• Participation à l’évaluation de l’accompagnement (enquêtes, retours d’expérience).

4. Activités transverses (hors période d’afflux – janv. à août)
• Appui au centre Euraxess : accompagnement ponctuel, démarches, logement.
• Suivi des demandes de logement en lien avec les partenaires.
• Suivi des indicateurs d’accueil : bénéficiaires, typologie, satisfaction.
• Gestion des stocks (Welcome Packs, cartes de transport…).
• Mise à jour des procédures et participation à l’amélioration du dispositif.
• Représentation de la Maison Internationale à l’interne et à l’externe.

Compétences requises
• Esprit d’équipe, rigueur, patience, capacité à innover et s’adapter à la rentrée universitaire.
• Bonne connaissance de l’environnement international et du système de l’enseignement supérieur.
• Maîtrise des procédures administratives et financières.
• Connaissance des dispositifs d’accueil (Euraxess, MI+, logement, visas, sécu…).
• Autonomie, adaptabilité, discrétion, coordination de partenaires.
• Anglais indispensable, autres langues appréciées.

Formation & expérience
• Bac +3 à +5, expérience significative dans l’accueil de publics internationaux.

Conditions particulières
• Forte activité entre septembre et décembre.
• Nombreux échanges en anglais.
• Travail en réseau avec services internes (RH, finances, logement) et partenaires externes.