Secrétaire général (h/f)

Description du poste

I. Gestion administrative et budgétaire

1. Administration générale

1. Participer activement au développement et à la mise en place des processus administratifs, et en assurer la supervision ;
2. Assurer la coordination des tâches administratives nécessaires au fonctionnement de la direction d'établissement ;
3. Être garant des procédures administratives internes ;
4. Assurer le suivi administratif des relations avec les partenaires institutionnels et opérationnels ;
5. Assurer les relations avec les fournisseurs et prestataires dans son périmètre ;

2. Pilotage budgétaire et financier (médico-économique)

6. Préparer et assurer le suivi de budget(s) de l'établissement, en lien étroit avec les services de la Direction Régionale de l'UGECAM ;
7. Élaborer et suivre les demandes de subventions et conventions associées ;
8. Développer et analyser des tableaux de bord financiers et de pilotage et en assurer la cohérence, l'appropriation et le suivi ;
9. Veiller à la diffusion d'indicateurs auprès de la Direction, de l'encadrement, voire des équipes ;
10. Suivre les résultats financiers des filières et proposer des évolutions et ajustements pour améliorer l'efficience économique de l'établissement ;
11. Participer à l'élaboration de l'EPRD et en assurer le suivi du respect de la trajectoire ;

II. Encadrement et pilotage des secteurs placés sous sa responsabilité

1. Activité immobilière et technique

12. Proposer et suivre le plan d'investissement ;
13. Suivre les projets immobiliers de l'établissement ;
14. Organiser et superviser l'ensemble des activités logistiques et immobilières : entretien des bâtiments, maintenance des équipements non médicaux, restauration, blanchisserie, entretien des locaux ;
15. Veiller à la qualité du service rendu aux patients et à la bonne remontée des informations vers la Direction des soins ;
16. Analyser les retours patients relatifs aux éléments techniques et logistiques et mettre en œuvre les actions correctives et préventives nécessaires ;
17. Contrôler la bonne utilisation des outils de pilotage (prévisions, consommations, suivi des stocks) ;
18. Gérer les situations imprévues ou urgentes et prévoir des organisations dégradées ;

2. Activités hôtelières et services aux patients associés

19. Piloter les prestations hôtelières (la restauration, la lingerie, le nettoyage de l'établissement) et l'accueil des patients ;
20. Contrôler la facturation des chambres particulières et des prestations annexes (repas accompagnants, etc.) en lien avec les unités d'hospitalisation ;
21. Analyser les retours patients relatifs aux prestations d'accueil et hôtelières et mettre en œuvre les actions correctives et préventives nécessaires ;

3. Gestion administrative (achats/marchés) et ordonnancement

22. Définir, en collaboration avec le Directeur des soins, les besoins d'achats des services de soins et de rééducation ;
23. Élaborer et suivre le budget prévisionnel des dépenses sous l'autorité du Directeur ;
24. Mettre en place des outils de pilotage adaptés pour le suivi des consommations et des coûts ;
25. Garantir l'application des procédures de marchés publics : mise en concurrence, suivi des marchés, anticipation des reconductions et avenants ;

Profil recherché

Vos compétences

26. Compétences techniques :
27. Concevoir et mettre en place des outils de pilotage et de travail collaboratif (tableaux de bord, outils partagés) ;
28. Posséder de solides compétences comptables ;
29. Maîtriser les procédures administratives, budgétaires et de marchés publics ;
30. Connaître le cadre réglementaire du secteur sanitaire ;
31. Observer, analyser et anticiper les situations ;
32. Gérer efficacement et rationnellement les difficultés.
33. Compétences comportementales :
34. Posséder des qualités d'expression orale et capacités rédactionnelles ;
35. Avoir le sens du service, du travail en équipe et du relationnel ;
36. Etre force de proposition, d'impulsion et de motivation ;
37. Posséder des capacités d'animation, d'organisation et de gestion de projets ;
38. Faire preuve de discrétion et respecter la confidentialité ;
39. Disposer d'une grande disponibilité et de capacités d'adaptation.

FORMATION ET EXPERIENCE :

40. Diplôme : Bac en économie, finance, droit, gestion, contrôle de gestion ou audit.
41. Expérience confirmée dans le domaine sanitaire ou médico-social.


CONDITIONS D'EXERCICE :

42. Résidence administrative : Nancy. Des déplacements réguliers seront à prévoir sur les sites de Flavigny-sur-Moselle et Lay-Saint-Christophe.
43. Participation aux instances et réunions de direction.
44. Contrat : CDI temps plein
45. Temps de travail : 39h00 hebdomadaire (20 RTT par an)
46. Rémunération : Niveau 8 - Coefficient : de la grille du personnel employés et cadres des établissements et œuvres relevant de la CCN des Organismes de Sécurité Sociale.


RELATIONS HIERARCHIQUES ET FONCTIONNELLES :

47. Rattachement hiérarchique : Directeur d'Etablissement