Vos missions en quelques mots I. Assurer le secrétariat de la direction II. Suivi des projets et activités de la direction III. Accueil téléphonique et physique au secrétariat - Organiser l'agenda et prendre des rendez-vous - Rappeler des informations importantes et transmettre des messages - Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d'urgence ou priorité - Réalisation et mise en forme de travaux de bureautique - Prendre des notes, rédiger des courriers et documents administratifs - Réaliser la saisie de documents de formes et contenus divers - Gestion des mails - Préparer et planifier des réunions - Rechercher et diffuser des informations - Tenir à jour les documents ou les déclarations imposés par les dispositions légales et réglementaires - Enregistrer ou saisir des données informatiques - Organisation et planification des réunions - Rédiger les ordres du jour en concertation avec son supérieur hiérarchique et préparer les dossiers de réunion - Gérer et actualiser une base d'informations - Organiser le classement et l'archivage des dossiers - Intégrer les priorités du service dans la gestion quotidienne des activités de secrétariat - Travail sur différents dossiers en lien avec son supérieur hiérarchique - Rechercher des informations, notamment réglementaires - Renseigner les interlocuteurs et relayer si nécessaire vers l'interlocuteur compétent - Adapter son discours en fonction de l'interlocuteur - Recevoir, filtrer et transmettre les messages téléphoniques et les courriers informatiques Profil recherché - Principe de fonctionnement des administrations et établissements publics - Techniques de communication orale et écrite, interne/ externe - Techniques d’analyse de dossier - Techniques rédactionnelles - Méthodes et techniques d'organisation et de gestion de l'activité - Outils de planification et procédures de contrôle du service fait - Gestion des ressources humaines - Notions d'organisation et de gestion du temps - Organisation de la collectivité ou de de travail l'établissement public - Fonctionnement des services de la collectivité - Contexte et enjeux de la collectivité - Règles de l'expression orale et écrite - Missions du service Techniques de secrétariat (prise de notes, etc.) - Règles d'orthographe, syntaxe et grammaire - Fonctionnement de l'internet - Tableaux de bord et outils de planification et suivi - Standard téléphonique - Annuaire de la collectivité et des partenaires - Principes rédactionnels du compte- rendu - Discrétion professionnelle - Devoir de réserve, et sens du Service - Méthode et rigueur - Qualités relationnelles - Sens de la communication - Disponibilité et réactivité
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