Référence CSP: MINT_BA043ATB-112068
GROUPE RIFSEEP: 1
Votre environnement professionnel
Activités du service
Assurer les fonctions de secrétariat particulier de Monsieur le préfet et du Directeur de Cabinet et en cas de suppléance, celui du Secrétariat général.
Composition et effectifs du service
Le pôle secrétariat particulier est composé de deux agents de catégorie B, vous compris
Liaisons hiérarchiques
Monsieur le Directeur des services de Cabinet, Monsieur le Préfet, Madame la Secrétaire générale
Liaisons fonctionnelles
Liens avec l'ensemble des services de la préfecture et de l'État dans le département, plus particulièrement travail quotidien travail quotidien le service de communication, l'huissier et le service coordination interministérielle de la préfecture. Contacts avec les secrétariats des autres services.
Directement rattaché au corps préfectoral, vos missions principales sont :
1 / Secrétariat / Agenda :
- Gestion des agendas, organisation des réunions et des déplacements du Préfet et du Directeur de cabinet ;
- Planification, organisation et suivi des invitations (CSA Police, réunion de sécurité ; réunion de service...) ;
- Elaboration des plans de tables, chevalets et menus des repas à la résidence ;
- Accueil téléphonique ;
- Gestion du tableau des permanences du corps préfectoral et du permanencier ;
- Collaboration étroite avec les autres assistantes (Préfet, SG, SGA) et remplacement en cas d'absence ;
- Participation aux réunions agenda du Préfet et aux réunions hebdomadaires du Cabinet ;
- Organisation des bilatérales avec les FSI (DMD, SDIS) et les chefs de service ;
- Mise à jour du tableau des coordonnées des partenaires.
2 / Dossiers / Évènements :
- Constitution des dossiers intéressant le corps préfectoral ;
- Saisie de notes et rapports sur demande de l'autorité ; suivi et envoi de la synthèse hebdomadaire des préfets ;
- Traitement de dossiers ponctuels et suivi d'affaires réservées ;
- Organisation et gestion des invitations de la réception du 14 juilet. Organisation des moments de convivialité du Cabinet.
3 / gestion des moyens :
- Suivi du centre de coût Cabinet ;
- Gestion des fournitures ;
- Commandes des gerbes pour les cérémonies officielles.
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