Gestionnaire des contractuels - conseil départemental de guadeloupe

Vos missions en quelques mots Rattaché(e) à la Sous-Direction Carrière et paie de la Direction des Ressources humaines, Vous appliquez et gérez, à partir des dispositifs législatifs et réglementaires, la rédaction des contrats de travail, assurez le suivi les renouvellements et produisez les documents liés aux fins de contrats. Vous êtes l’interlocuteur unique de référence des agents relevant de votre périmètre, Vous êtes garant de la qualité des actes produits et de leur conformité à la réglementation et aux procédures internes. MISSIONS SPECIFIQUES Sous l’autorité de la responsable du service, vous êtes en charge de la gestion des contrats, du suivi des recrutements, de l’alimentation des tableaux de bord, Accueillir et assurer l’instructions des demandes des agents concernant leur position administrative (absences, aménagement d’horaires, congés de maladie ordinaire, etc…), Organiser l’arrivée d’un nouvel agent, Rédiger les contrats de travail, créer le dossier des agents dans le logiciel SIRH, Réaliser les déclarations d’embauche auprès de l’URSSAF et demande du casier judiciaire, Etablir les documents de fin de contrats (certificats de travail, lettre de préavis) MISSIONS COLLECTIVES Accueil physique et/ ou téléphonique des agents contractuels, offrir aux agents écoute ét disponibilité afin de les accompagner au mieux dans leur carrière, Assurer la mise à jour des outils de communication interne au service Mettre à jour les imprimés et formulaires Mettre à jour l’annuaire des agents non titulaires de la Collectivité Recueillir les données et les transmettre aux responsables afin de réaliser les entretiens professionnels Rédiger les arrêtés d’autorisation d’exercer en télétravail, Mise en œuvre dans les délais impartis de la saisie des éléments de paie, assurer le contrôle paie, Réaliser les attestations en vue de l’attribution de médailles Trier, classer et archiver des documents RELATIONS FONCTIONNELLES INTERNES Travaille en collaboration avec l'ensemble des services de la DRH et de la Collectivité RELATIONS FONCTIONNELLES EXTERNES Saisir les déclarations de vacance d’emploi sur le site Emploi territorial. SPECIFICITES, CONTRAINTES ET RISQUES PROFESSIONNELS Travail de bureau, respect des échéances et nécessité d’être présent durant les cycles de paie, sens du travail en équipe, Hiérarchiser les demandes selon leur caractère de priorité. Vous maîtrisez les outils informatiques et bureautiques. Vous êtes organisé(e), réactif(ve) et doté(e) d’un esprit d’initiative, vous avez à cœur de mener à bien vos missions. Votre capacité d’écoute, votre disponibilité et votre discrétion sont des atouts pour la Collectivité. Poste ouvrant droit à la NBI : Non () Profil recherché SAVOIR Organisation, fonctionnement et processus de décision de la collectivité Règlements internes de la collectivité (temps de travail, absences, discipline, instances paritaires, ) Cadre réglementaire de la formation, plan de formation, règles budgétaires et comptables et règles d'achat public de prestations de formation Code du travail et législation du statut des assistants familiaux Réglementation portant sur la protection sociale Règles de rédaction et de notification des actes administratifs Statut de la fonction publique et cadre réglementaire de la carrière territoriale Techniques d'accueil, règles et outils de communication SAVOIR FAIRE Assurer le pré-engagement et la liquidation des factures liées à la formation Appliquer la réglementation et les procédures de gestion administrative Préparer les dossiers des instances paritaires et rédiger les procès-verbaux Recueillir, agréger les données pour alimenter le bilan social et le rapport sur l'état de la collectivité Rédiger des actes administratifs Renseigner les tableaux de bord et les indicateurs du service Suivre et gérer les demandes de stage, contribuer à la définition du cahier des charges de la formation et planifier les actions de formation Tenir à jour les dossiers administratifs individuels Trier, classer et archiver les documents Conseiller et renseigner les personnels gérés, informer et expliquer l'application de la réglementation et des procédures Réceptionner, filtrer et orienter les appels et les messages téléphoniques vers la personne, le service ou l'organisme compétent Utiliser les outils bureautiques et de travail collaboratif et le logiciel de gestion du personnel SAVOIR ETRE Conserver la maîtrise de soi dans la gestion avec le public Organiser son travail de manière autonome et avec méthodologie Respecter les horaires et les délais d'exécution, se rendre disponible pour répondre aux nécessités de service Faire preuve de rigueur et de vigilance dans la réalisation des tâches quotidiennes Accueillir le public et les personnes extérieures au service avec amabilité et courtoisie Faire preuve de pédagogie et mettre à la portée de l'autre son propos et son savoir Faire preuve de discrétion et respecter la confidentialité des données nominatives et données sensibles traitées