Assistant(e) de pole

ARS OCCITANIE

Le pôle Animation de la transformation de l'offre (ATO) contribue en lien avec le siège de l'ARS au suivi des établissements sanitaires et médico sociaux du département dans les domaines de la planification, du régime des autorisations, de l'allocation des ressources, de la contractualisation (CPOM) et de l'évaluation .Il met en œuvre les démarches de transformation de l'offre dans un souci de réduction des inégalités territoriales d'accès aux différents dispositifs et d'amélioration de la qualité de l'accompagnement à travers notamment les parcours prioritaires et favorise le déploiement de parcours inclusifs sur le territoire

Il décline la politique régionale de santé et des plans nationaux en matière d'offre sanitaire et médico-sociale.

Le pôle Animation de la transformation de l'offre anime le partenariat local en favorisant les dynamiques de territoires et les projets innovants.

Il est composé de 2 unités: l'unité Transformation de l'offre sanitaire et virage ambulatoire et l'unité Parcours inclusifs «Vieillissement» et «Personnes vivant avec un handicap».

En tant qu'assistant (e) de pôle, vous jouerez un rôle clé dans l'organisation et le fonctionnement du pôle ainsi que dans l'animation de la démarche qualité. Vous interviendrez au croisement des enjeux réglementaires et qualitatifs, avec un objectif : garantir un service de qualité aux usagers et soutenir la politique de santé en département.


Description du poste

Assurer la coordination administrative et logistique du pôle

· Accueil physique et téléphonique, orientation des usagers et des appels du Pôle

· Responsable de l'archivage des documents du pôle conformément aux dispositions règlementaires

· Assure la mise à jour des répertoires et contacts du pôle

· Veille à la procédure dématérialisée courrier du pôle (Référente ELISE) : chrono courrier arrivée/départ, process de circulation et signature, correspondante de la cheffe de projet de la dématérialisation

· Assure la gestion de la boîte fonctionnelle du service : veille biquotidienne, classement et archivage des messages, mailing

· Appui ponctuel des gestionnaires lors des campagnes budgétaires pour les envois en nombre : mailing ou préparation des recommandés, mises sous plis et envoi

· Référent numérique du pôle : sur le suivi des logiciels métiers : FINESS, sur la construction et l'actualisation de l'arborescence numérique

Promouvoir la bientraitance et la qualité

· Référente PIC: animer en lien avec l'appui du responsable le Programme Inspection Contrôle du pôle- Préparer, mettre en œuvre, suivre et faire le bilan du PIC

Planifier, organiser, préparer les inspections et contrôles du pôle médico-social en lien avec les agents du pôle et conseiller médical

Réaliser le suivi des inspections/ contrôles : analyse de documents, tableau de bord

Faire du reporting d'activité

· Anime et tient le secrétariat de séance des cellules départementales de lutte contre la maltraitance

programme les réunions de suivi et rédige un relevé de décisions, renseigne le rapport d'activité

· Assurer le traitement administratif des plaintes et réclamations médico-sociales selon la procédure en vigueur au pôle : réceptionner et enregistrer les dossiers, rédiger un AR en lien avec le cadre référent, suivre les échéances, tenir un tableau de bord,

Activités annexes : Secrétariat mutualisé

· Assurer la suppléance de l'assistant de direction en cas d'absence

· Opératrice courrier dématérialisation

· Gérer la procédure relative au droit de grève et à l'exercice du droit syndical dans les établissements

Ces attributions sont susceptibles d'évoluer en fonction des nécessités du service et des réorganisations éventuelles des missions siège/DT et organigramme interne.

Ce que nous vous offrons

- Un poste au cœur des enjeux de santé publique

- Des missions variées et stimulantes

- Un environnement de travail collaboratif, au sein d'une équipe engagée

- Des modalités de travail favorables à un équilibre vie personnelle / vie professionnelle : 25 jours de congés par an ; 23 de RTT (plusieurs options associées) ; Compte Epargne Temps ; jusqu'à 2 jours de télétravail par semaine.

- Une formation continue tout au long de votre carrière professionnelle.

- Participation sous conditions, aux frais de transports domicile / travail (abonnements de transports en commun, forfait mobilités durables).

- Restaurant administratif ; smartphone professionnel.

Poste ouvert aux personnes en situation de handicap (titulaire de la reconnaissance de la qualité de travailleur handicapé [RQTH])


Profil recherché


Vos compétences

Profil recherché

Vous êtes rigoureux·se, organisé·e et motivé·e par les enjeux du service public et du secteur de la santé. Vous avez un goût prononcé pour l'organisation, la gestion et la polyvalence, tout en étant capable de contribuer à la fluidité organisationnelle et transversale du pôle. Vous savez travailler en équipe avec dynamisme et engagement.

Connaissances

* Environnement institutionnel et administratif du champ de la santé
* Techniques administratives et bureautiques
* Système de classement et d'archivage

Compétences

* Exploiter et mettre à jour des systèmes d'information spécifiques
* Se coordonner et partager l'information
* Utiliser différentes applications métiers et bureautiques
* Conseiller et accompagner les établissements
* Rédiger des documents administratifs clairs et fiables
* Gérer les priorités et respecter les délais

Qualités personnelles

* Sens du service public et de l'intérêt général
* Esprit d'équipe et communication fluide
* Capacité d'adaptation
* Rigueur et organisation
* Réactivité et adaptabilité
* Confidentialité


Informations complémentaires

Spécificités du poste / Contraintes:

* Poste soumis à la procédure de rappel du personnel en cas de SSE (situations sanitaires exceptionnelles)

Poste pouvant faire l'objet d'une procédure d'habilitation confidentiel défense

· Poste requérant une présence sur site : Au moins 3 jours


Contact

Agents Internes (ARS Occitanie): Connectez-vous sur votre espace SOLARHS ( ) - Rubrique «Offre d'emploi» et ajoutez votre CV, Lettre de motivation ainsi que le formulaire de mobilité interne complété et signé par votre direction d'origine.

Candidats Externes:

1. Créez votre espace candidat et postulez à nos offres en ligne sur le lien ci-dessous:

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1. Dossier de candidatures obligatoires: CV + Lettre de motivation + dernier arrêté d'échelon pour les fonctionnaires ou niveau pour les agents UCANSS

LES CANDIDATURES INCOMPLETES NE SERONT PAS TRAITEES