Au sein de sa Délégation Occitanie et plus particulièrement de son secteur animation territoriale des Pyrénées Orientales, L'UFCV gère plusieurs crèches, accueils de loisirs périscolaires et extrascolaires sur la commune de Perpignan. Nous recherchons notre futur.e assistant.e des activités.

Le poste est basé à Perpignan.

Sous la responsabilité du responsable animation territoriale, et appuyé.e par les services administratifs de l'UFCV, vous serez en charge de la gestion administrative de l'activité.

La délégation de Perpignan accueille du public en insertion professionnelle et gère les activités d'animation territoriale du département. Elle est également ouverte au public pour tout renseignement sur l'ensemble de ses activités.

Le personnel administratif travaille également en lien avec les différents sites de l'UFCV en Occitanie.

Vous serez en relation principalement avec vos collègues directeurs et coordinateurs ALAE et ALSH du marché de Perpignan pour la gestion administrative de l'activité, mais aussi avec l'équipe administrative de l'UFCV en Occitanie répartis sur toute la région. Vous veillerez à la continuité du service proposé aux bénéficiaires tout en respectant les différentes procédures mises en place par l'UFCV.

Finalités et enjeux du poste :
- Assurer la gestion administrative auprès des familles, de l'inscription à la facturation.
- Assurer l'accueil téléphonique et physique de qualité auprès des différents publics
- Assurer une qualité dans les renseignements donnés
- Contribuer au bon fonctionnement général de la délégation
- Contribuer au suivi administratif des différentes activités de l'UFCV sur le département.

Fonctions et responsabilités :
-Gestion administrative des inscriptions :
- Suivi des demandes d'inscription des familles et de la bonne réception des différentes pièces nécessaires,
- Création, saisie et suivi des dossiers d'inscriptions des enfants par le biais d'un logiciel spécifique de gestion des accueils de loisirs,
- Suivi et vérification des pointages journaliers,
- Vérification et édition des facturations mensuelles,
- Encaissements,
- Suivi et relance des impayés,
- Classement et archivage des dossiers administratifs,
- Enregistrement et suivi des aides financeurs/preneurs en charge.
- Permanence physique et téléphonique
- Assurer des réponses qualitatives aux familles, être à leur écoute, répondre à leurs demandes et savoir les rassurer ; respect du secret professionnel et confidentialité indispensable,
- Être la courroie de transmission des informations en direction des professionnels auprès des enfants et des équipes de direction.

- Centralisation de transmission des données
- Effectifs,
- Engagement des dépenses,
- Programmes d'activité.

- Travailler en collaboration permanente avec l'équipe de coordination sur l'ensemble des autres tâches administratives et organisationnelles nécessaires au bon fonctionnement de la délégation et des ALAE/ALSH :
- Commandes des repas, réception des commandes, lien aux fournisseurs, .
- Participation aux réunions d'équipes, aux formations et aux divers évènements organisés avec les familles et les enfants.

Liaisons principales (hors hiérarchie) :
- Partenaires institutionnels,
- Responsables d'activités,
- Coordination et Directeurs ALAE/ALSH,
- Services civique,
- Salariés UFCV du département,
- Personnel administratif à la délégation régionale Occitanie.

Experience: 1 An(s)

Compétences: Gestion administrative du courrier,Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Planifier des rendez-vous,Archiver des dossiers et documents de référence,Assurer la gestion administrative d'une activité

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Autres organisations fonctionnant par adhésion volontaire

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Avoir le sens du service : Capacité à identifier (voire anticiper) les besoins des usagers, clients (internes et externes) et à apporter une réponse adaptée afin de les satisfaire.