Vos missions en quelques mots ASSISTANT(E) ADMINISTRATIF(E) Affectation : SERVICE ADMINISTRATION GENERALE / POLE DIRECTION GENERALE Basé en mairie de Belleville-en-Beaujolais Poste à temps complet / Cadre d’emploi : cat B ou C - filière administrative Poste à pourvoir dès que possible (à déterminer selon service d’origine) Au sein du Service administration générale, sous l’autorité du DGS, le service est composé de 1 responsable de service et 2 assistantes. Ce poste vient compléter le service avec un(e) 3ème assistant(e). Le service AG fait partie des services supports qui, par définition, ont pour vocation d'assurer le bon fonctionnement de l’organisation et d'accompagner les équipes opérationnelles dans leurs missions quotidiennes de mise en œuvre des politiques publiques. Chacun de ses membres doit être acteur de cette culture commune de service, ayant un rôle de facilitateur et d’accompagnement pour les pôles opérationnels. Missions : - Assistant(e) Référent(e) du Pôle Politiques Publiques - Secrétariat auprès de la DGA - Secrétariat et suivi comptable auprès du Service Informatique - Soutien administratif auprès de 2 services de la Direction Culture (Action culturelle et Education artistique et culturelle) - Participation au bon fonctionnement et à la continuité du service Tâches : - Participer à la coordination entre la direction générale et les Pôles opérationnels, faire le lien avec les administrations de pôle - Secrétariat : prise de RDV, programmation et organisation de réunions ou déplacements, diffusion et collecte d’informations, de comptes-rendus, rédaction de documents, traitement et suivi du courrier papier et mails, … - Gérer les assemblées ou commissions : convocations, notes de synthèses, délibérations ou décisions, comptes-rendus et procès-verbaux, affichage, diffusion, … - Tâches administratives : participation au suivi et à la gestion de dossiers administratifs (réception dossiers, vérification complétude, mise en signature et transmission) - Classement, enregistrement et archivage de documents - Assistance financière : saisie des bons de commandes, validation factures, suivi du budget, … - Gestion des fournitures administratives : commandes, suivi des stocks, … - Gestion du courrier : enregistrer le courrier et assurer sa diffusion dans les services Profil recherché Compétences requises : - Maîtrise Word, Excel, Outlook et Teams exigée - Maîtrise logiciel métier CIRIL fortement souhaitée - Connaissance du fonctionnement des collectivités Qualités attendues : discrétion, bon relationnel, esprit collaboratif, rigueur et méthode, autonomie Renseignements auprès de Anita POCHOLLE, DGA (a.pocholle@ccsb-saonebeaujolais.fr)
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