Chef(fe) du secrétariat particulier de la préfète

Groupe RIFSEEP: 1


Vos activités principales:


Vous êtes l’interlocuteur(trice) direct(e) de la préfète et garantissez la fluidité de son agenda, la préparation des dossiers et la coordination quotidienne avec les services et partenaires. Vous assurez notamment les tâches suivantes:


1/ Animer la mission d’assistance auprès de la préfète et de la directrice de cabinet :
- gérer l’agenda de la préfète (déplacements, réunions, rdv…)
- organiser les déplacements de la préfète (chauffeur, réservations, missions…)
- veiller au suivi du budget de la préfète (frais de représentation et de fonctionnement) par le personnel de résidence et l’assistante de la directrice de cabinet


- accueil téléphonique et physique (avec filtrage des interlocuteurs)
- traiter le courrier, les courriels et les communications
- rédiger et mettre en forme courriers, réponses aux invitations et documents
- mettre à jour des fichiers de contacts, suivre des dossiers ponctuels…


- planifier, préparer et assurer le suivi des réunions, entretiens, etc.: constitution des journaliers et dossiers; gestion des parapheurs et dossiers transmis par les services; réservation des salles...


- suppléer l’assistante de la directrice de cabinet pour le suivi des permanences et des congés du corps préfectoral et des chefs de service de l’État
- intérim de l’assistante de la directrice de cabinet lors de son absence


2/ Suivre les évènements à la résidence


- faire le lien avec le personnel de la résidence préfectorale sur l’organisation des repas officiels, réceptions et cérémonies diverses
- s’assurer du respect du protocolelors de ces repas officiels, réceptions et cérémonies diverses : élaboration des cartons d’invitation, plans de table et menus


Vous exercerez vos missions dans le respect des engagements pris par la préfecture dans le cadre de la démarche QUALI'ATE.


Vous travaillerez à un rythme de 38h/semaine, bénéficiant ainsi de 16 jour de RTT. Les horaires flexibles vous permettront d’ajuster votre vie professionnelle à votre vie personnelle.


Les petits + de votre environnement de travail:
- une qualité de vie dans un département de montagne frontaliers avec les Bouches-du-Rhône, le Var et les Alpes Maritimes,
- une organisation flexible.





Votre environnement professionnel:


Activités du service
Préfecture des Alpes-de-Haute-Provence / Secrétariat particulier de la préfète
La préfecture, «maison de l’État» dans le département est le siège de la représentation territoriale de l’État. La préfète représente l’État et le Gouvernement dans le département.
Mission d’assistance auprès de la préfète, de la directrice de cabinet et de l’ensemble de l’équipe de direction.


Composition et effectifs du service
Deux agents rattachés à la mission de secrétariat particulier: l’assistante de la préfète et l’assistante de la directrice de cabine



Liaisons hiérarchiques


Préfète



Liaisons fonctionnelles