Pour notre client, acteur du notariat organisant un congrès national d'envergure, nous recherchons un(e) Chargé(e) de relations congressistes afin d'assurer le suivi opérationnel des inscriptions et l'accompagnement des participants tout au long de l'événement.
La mission est à pourvoir de juin à mi-décembre 2026.
Vos missions principales
Vous intervenez au coeur du dispositif d'inscription et de gestion des congressistes, avec une forte dimension opérationnelle et relationnelle.
En amont et pendant l'événement :
- Répondre aux questions des congressistes lors des permanences téléphoniques et par mail ;
- Accompagner les participants dans leur inscription selon leur statut ;
- Procéder aux inscriptions manuelles et aux modifications de dossiers ;
- Résoudre les problèmes simples de connexion ou d'authentification ;
- Générer et exploiter les exports de données de la base d'inscription ;
- Interagir quotidiennement avec le régisseur général pour le suivi opérationnel ;
- Accueillir les congressistes sur site et tenir le comptoir d'inscriptions ;
- Enregistrer les paiements et assurer le suivi administratif associé ;
- Renseigner et orienter les participants tout au long du congrès.
Après l'événement :
- Réaliser des bilans d'activité et des statistiques ;
- Formuler des recommandations d'amélioration ;
- Exporter et analyser les données de fréquentation et d'inscription ;
- Clôturer les dossiers (attestations, facturation, suivi administratif).
Vous travaillez en lien étroit avec les équipes événementielles, communication, comptabilité, protocole ainsi qu'avec les différents prestataires mobilisés.
Conditions
Poste basé en présentiel
Environnement événementiel dynamique avec périodes de forte activité
Horaires et charge de travail variables selon les phases du congrès
Temps de travail : 39h hebdomadaires
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