Vos missions en quelques mots Recueille et traite les informations nécessaires au fonctionnement administratif du service. Gère les dossiers administratifs selon l’organisation et ses compétences. Assiste un ou plusieurs responsables dans l’organisation du travail d’une équipe ou d’un service. Gère l’ensemble des dossiers et actes d’urbanisme. ACTIVITÉS ET TÂCHES PRINCIPALES : - Accueil physique et téléphonique du public. - Gestion de l’information, classement de documents. - Planification et suivi. - Enregistrement des demandes de travaux et le suivi du registre - Réception et encodage des dossiers de demande de travaux d’urbanisme sur Oxalis pour instruction par le service instructeur de la MEL. - Envoi des dossiers d’urbanisme en retour de la MEL (PC, DP, …) aux différents organismes ou personnes. - Gestion des dossiers d’urbanisme (CU, Certificats de numérotage, certificats divers) envois aux différents notaires ou organismes. - Élaboration des arrêtés et réponses aux DICT - Courriers administratif divers - Saisir des bons d’engagement financier (engagement des bons sur le logiciel de comptabilité et suivi des factures) ACTIVITÉS ET TÂCHES ANNEXES : - Archivage de documents - Contact avec la MEL ou des entreprises en cas de problème - Établissement des feuilles de congés Profil recherché Savoirs : Connaissances en urbanisme et comptabilité publique seraient appréciées Connaissances des applications de la Métropole Européenne de Lille telles : MEL MAP PRO, OXALYS, GRU seraient appréciées Connaissances du logiciel de finances : KAILA seraient appréciées Connaître les techniques de secrétariat (dactylographie, prise notes, etc.) Connaître les logiciels word et excel Connaître le vocabulaire professionnel d'un service technique, Savoir les procédures administratives et les techniques de recherche documentaire. Savoir-Être : Etre Discret (confidentialité, secret professionnel) Être organisé, rigoureux et méthodique. Qualités relationnelles et d’écoute. Être réactif et efficace. Savoir-Faire : Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers. Recevoir, filtrer et réorienter les courriers électroniques. Saisir des documents de formes et de contenus divers. Gérer et actualiser une base d’informations. Rechercher des informations règlementaires et en vérifié la fiabilité. Rédaction des documents administratifs (courriers, notes, certificats) Tenir à jour les documents ou les déclarations imposées par les dispositions légales et réglementaires. Recevoir et orienter les demandes. Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages. Rechercher et diffuser des informations. Hiérarchiser des demandes ou informations selon leur caractère d’urgence ou priorité. Conseiller les usagers et agents sur les procédures. Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers. Trier, classer et archiver des documents. Identifier les sources de documentation. Renseigner des tableaux de suivi des activités du service.
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