Chargé accueil (h/f) - mairie de meulan-en-yvelines

Vos missions en quelques mots Ville de Meulan-en-Yvelines recrute pour son secrétariat général UN CHARGE D'ACCUEIL H/F Activités principales : Accueil - Standard • Accueil général de l’Hôtel de Ville, • Mise en attente et orientation des usagers et des visiteurs, • Information générale du public et réponses de premier niveau pour l’ensemble des services, • Gestion de la relation citoyenne via le logiciel de GRC, • Remise des clés aux associations ainsi que le courrier de celles domiciliées à l’Hôtel de ville, • Remise des clés des véhicules de pool (et gestion administrative du parc), • Remise de formulaires et autres documents (plan, horaires des transports et autres informations générales locales mais aussi documents émanant des services à destination des usagers ou organismes divers), • Mise à jour des présentoirs, • Gestion des affiches liées aux horaires d’ouverture de la Mairie dans le respect de la charte Communication, • Gestion de l’affichage des actes administratifs de la ville, d’informations préfectorales et ministérielles et des enquêtes publiques, • Mise à disposition des enquêtes publiques à la consultation des usagers, • Réception et orientation des appels téléphoniques, • Répartition des appels, sélection des demandes, recherche et adaptation des demandes pour orientation, • Réception des rendez-vous et au besoin accompagnement jusqu’au lieu de réunion, Tâches administratives • Enregistrement et diffusion du courrier postal et mail de l’Hôtel de ville (tamponnage, dématérialisation pour les courriers postaux, enregistrement et transmission), • Traitement du courrier et des mails destinés au service accueil, • Classement et préparation des trieurs/pochettes services en lien avec l’appariteur, • Gestion du courrier à envoyer (tri, comptage, élaboration de la fiche de transfert, assurer le suivi à l’aide du tableau de transmission et transmission au prestataire), • Tenue de l’annuaire des organismes et services, • Enregistrement des affichages à effectuer pour en assurer le suivi (affichage, retrait et au besoin transmission de procès-verbaux), • Gestion des rendez-vous pour les permanences Maison de la justice et du droit, • Mise à jour systématique du planning des réunions, des rendez-vous et de l’agenda des événements de la ville, • Gestion et tenue du calendrier du pool des véhicules de l’Hôtel de ville (hors services techniques et police), • Participer à l’évaluation de la satisfaction du public : gestion du tableau des statistiques de fréquentation du public et des appels téléphoniques, • Elaboration du rapport d’activités du service Accueil. Profil recherché Profil recherché : - Expérience confirmée dans un poste similaire au sein d'une commune exigée -Bonnes connaissances des techniques d’accueil physique et téléphonique -Bonnes connaissances en bureautique et secrétariat -Parfaite connaissance du fonctionnement des services d'une commune et des procédures hiérarchiques. -Aptitude à l’utilisation d’internet et du logiciel métier (GRC) -Discrétion et réserve professionnelle -Sens de l’écoute et du contact avec le public -Sens du service public et aptitude aux relations humaines -Bonne maîtrise de la lecture et de l’écriture -Grande rigueur et méthode -Très bonne présentation et respect impératif des horaires -Grande disponibilité et capacité d’adaptation aux nécessités de service -Désamorcer les situations conflictuelles