Rigoureux(se), discret(ète) et doté(e) d'un excellent sens de l'organisation ?
Rejoignez une structure engagée dans une mission d'utilité publique où chaque journée contribue au bon fonctionnement d'un environnement exigeant et humain.
Dans le cadre de son partenariat avec notre école PIGIER Montpellier spécialisée dans les formations en alternance, nous recrutons pour l'une de nos entreprises partenaires, acteur du secteur institutionnel et administratif, un Assistant de Direction H/F en alternance à Montpellier.
Les missions du poste :
Encadré(e) par l'équipe de direction, vous participerez activement à la coordination administrative et organisationnelle de la structure à travers les missions suivantes :
Gestion administrative et secrétariat de direction
- Assurer l'accueil téléphonique et physique des interlocuteurs institutionnels et partenaires extérieurs ;
- Gérer le secrétariat quotidien de la Direction ;
- Organiser et coordonner les agendas, rendez-vous, réunions et déplacements ;
- Préparer les dossiers administratifs nécessaires aux réunions et commissions ;
- Assurer le traitement, le suivi et l'archivage des courriers entrants et sortants ;
- Rédiger des notes de service, comptes rendus, procès-verbaux, courriers administratifs et supports de communication interne ;
- Garantir la bonne circulation des informations entre les différents services de l'établissement.
Suivi administratif et coordination
- Participer au suivi des dossiers administratifs et réglementaires liés au fonctionnement de l'établissement ;
- Mettre à jour les tableaux de bord, statistiques d'activité et indicateurs de suivi ;
- Veiller au respect des procédures internes et des échéances administratives ;
- Assurer le suivi documentaire et le classement des pièces administratives sensibles ;
- Contribuer à la préparation des audits, inspections et contrôles administratifs.
Appui à la Direction
- Assister la Direction dans l'organisation opérationnelle de l'établissement ;
- Préparer les réunions de direction et assurer le suivi des décisions prises ;
- Centraliser les informations émanant des différents services ;
- Participer à la coordination avec les partenaires institutionnels (préfecture, tribunaux, services de probation, forces de sécurité, prestataires extérieurs, etc.) ;
- Apporter un soutien administratif lors de situations exceptionnelles ou de gestion de crise.
Gestion confidentielle et environnement sécurisé
- Manipuler des informations sensibles dans le strict respect des règles de confidentialité ;
- Appliquer les protocoles de sécurité propres au milieu ;
- Respecter les procédures liées à l'accès, à la circulation des documents et à la protection des données ;
- Faire preuve de discrétion et de neutralité professionnelle dans toutes les situations.
- Accompagnement personnalisé par des conseillers en formation
- Jobdating le dernier mercredi de chaque mois
- Poursuite d'étude jusqu'au Bac +5
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