Assistanat secrétariat - secrétariat service de chirurgie maxillo-faciale f/h

Vos missions en quelques mots ➢ Secteur d’activités : Prise en charge de patients atteints de pathologies relevant de la Chirurgie Maxillo-faciale (traumatologie, infectieux, orthognatique et cancérologie) ➢ Mission générale : Traiter et coordonner les opérations et les informations médico-administratives du patient. Gestion de 9 médecins, de la RCP de Stomatologie et de Chirurgie Maxillo-faciale ➢ Missions permanentes : o Accueil physique et téléphonique des patients, des familles o Prise de rendez-vous de consultation et d’anesthésie o Programmation des interventions des chirurgiens dans Orbis Bloc o Programmation des patients en chirurgie ambulatoire (UCA) o Réception et mise en page des courriers dans SIMPLIFY et envoi aux médecins correspondants o Gestion des mails o Gestion des emplois du temps des médecins (absence, congrès, organisation de réunions et évènements) o Gestion des CRO (compte-rendu opératoire) du week-end et lundi o Archivage o Gestion de la demande de copie de dossier via la Direction de la Clientèle o Etablissement de devis pour la chirurgie esthétique et les patients internationaux o Le mercredi : gérer les modifications du planning opératoire post-staff du jeudi soir : annuler ou reporter intervention, prévenir le patient, effectuer les modifications sur ORBIS, envoyer les convocations si nécessaire. ➢ Occasionnellement : o Remplacement des différentes AMA pendant leurs absences : RCP, codage, compte-rendu d’hospitalisation (CRH), compte-rendu opératoire (CRO), courriers, archivage, prise de rendez-vous téléphonique, programmation intervention conventionnelle ou UCA, o Tutrice de stage pour des élèves secrétaires médicales, o Accueil et accompagnement des nouveaux arrivants (externes, internes, stagiaires divers). Profil recherché COMPETENCES o Utiliser les outils bureautiques et les logiciels institutionnels (GDM, COMDOS, Gilda, MEDIWEB, ORBIS…), o Frappe de documents dictés, o Terminologie et vocabulaire médical, o Règles de grammaire et d’orthographe, o S’exprimer clairement, o Filtrer et orienter les appels et demandes téléphoniques internes et externes, o Renseigner les nombreux interlocuteurs, o Traiter des situations conflictuelles, o Hiérarchiser les activités de secrétariat à réaliser, o Connaissances en droit des patients (communication dossier, ayant droits …), o Connaître l’organisation et le fonctionnement interne de l’hôpital et de ses services. o Connaissances informatiques : pack office, Outlook QUALITES QUALITE o Discrétion, o Organisation, méthode et rigueur, o Gestion du stress, o Respect de tous, qualité d’écoute et empathie, o Esprit d’équipe, o Ponctualité et disponibilité, o Faire preuve de diplomatie, o Avoir le sens des responsabilités, o Avoir un esprit d’équipe, faire preuve d’entraide et de collaboration avec les collègues, o Capacité d’adaptation, o Capacité à prioriser ses actions, anticiper, o Capacité à s’auto évaluer, curiosité intellectuelle, esprit d’initiatives, o Respecter les règles déontologiques : respect de la hiérarchie, secret professionnel, devoir de réserve et de discrétion