Assistant administratif & rh (h/f)

Finalités du poste :
- Accompagner dans la gestion administrative et RH,
- Appliquer la stratégie RH en collaboration avec le chargé de gestion RH.

Missions principales :

1. Administratif général

- Participer à la mise à jour des documents généraux de l'entreprise (organigramme, répertoire interne, etc.),
- Participer à la gestion des contrats et des baux (assurance, leasing, véhicule entreprise, téléphonie etc.),
- Garantir une bonne gestion des courriers (courrier entrants et sortants)
- Effectuer la saisie des BCA/BLA
- Effectuer le contrôle du listing transport et des factures
- Assurer le suivi et les commandes des petites fournitures auprès du service concerné pour les collaborateurs du département
- Participation à la mise en conformité RGPD (registre des traitements, actions de conformité).

2. Administratif RH et paie

- Participation à la préparation et saisies des éléments liés à l'établissement de la paie (traitement variables et pointages selon la procédure défini),
- Récupérer tous les justificatifs nécessaires au traitement de la paie (note de frais, justificatif d'absence, formulaire d'heure supplémentaires, demande de congés, etc.)
- Être l'interlocuteur en interne des différents services sur les sujets relatifs aux questions RH,
- Suivre la maladie (remboursements IJSS, attestations de salaire, dossiers de prévoyance, etc.),
- Participer à la réalisation des embauches, les documents liés à la sortie des collaborateurs et les soldes de tout compte,
- Faire les demandes d'accueil sécurité à l'arrivée d'un nouveau collaborateur
- Créer et mettre à jour les dossiers du personnel de l'entrée à la sortie du collaborateur,
- Suivre les demandes de congés et mise à jour des soldes dans l'outil SIRH (alerter les managers si nécessaire) ;
- Gérer les demandes d'intérimaires (faire valider les demandes par le chef de secteur, réaliser les demandes auprès du cabinet d'intérim en lien avec le service RH, faire signer les contrats au chef de secteur, suivre le paiement de la boite d'interim.)
- Participer à la remise de documentation liée aux salariés (bulletins, tickets restaurant, convocation, etc.)
- Participer au suivi médical des salariés avec la SISTBI
- Tenir à jours les KPI du service RH

3. Développement de projets RH

- Recrutement :
o Participation à la rédaction et publication des annonces,
o Être en lien avec les cabinets d'intérim et de recrutement,

- Onboarding :
o Etablir les documents nécessaires à l'intégration,
o Planifier et participer à l'intégration du collaborateur.
- Formations :
o Collaborer à la mise en place du plan de formation,
o S'assurer du respect du planning de formation
o Assurer et suivre les demandes de subvention avec les organismes dédiés, déployer et suivre la bonne gestion du processus de formation (convocation, évaluation, etc.),
o Accompagnement sur site sur divers sujets RH (formation SIRH, note de service, procédure intérim, etc.).

4. Evénementiel et communication

- Participer au déploiement des événements internes,
- Élaborer et diffuser les communications internes relatives aux RH et à l'entreprise en général,
- Promouvoir la culture d'entreprise.