Assistant-e en gestion administrative et financière d'un portefeuille de projets sur contrats de recherche et des dépenses associées h/f

Informations générales

Réservé aux agents CNRS (fonctionnaires et CDI) et aux fonctionnaires et CDI de droit public
Intitulé de l'offre : Assistant-e en gestion administrative et financière d'un portefeuille de projets sur contrats de recherche et des dépenses associées H/F
Référence : UMR9012-MOBINT-P57013
Lieu de travail : ORSAY
Institut : IN2P3 - Institut national de physique nucléaire et de physique des particules
Date de publication : mardi 2 décembre 2025
Session : Campagne Hiver 2026
Groupe de Fonction : AIG2
BAP : J - Gestion et Pilotage
Emploi type : Assistante ou assistant en gestion financiere et comptable

Missions

Au sein du pôle administration d'IJCLab, l'assistant-e de gestion financière et comptable contribue à la réussite des projets de recherche de l'unité par une gestion financière et administrative rigoureuse, conforme aux exigences du CNRS et des financeurs.
Il/elle assure le suivi financier d'un portefeuille de projets, depuis l'exécution des dépenses jusqu'à la justification auprès des financeurs (ANR, CE, Région). Il/elle veille au respect des engagements contractuels, des délais et des livrables, et garantit la conformité des opérations avec les règles spécifiques de chaque dispositif de financement et les procédures du CNRS.

Activités

Assurer la gestion de la dépense :
- Procéder aux engagements des commandes de fonctionnement et d'équipement.
- Saisir les services faits et suivre les workflows relatifs aux factures dématérialisées.
- Traiter les litiges sur factures/commandes en collaboration avec les demandeurs et les fournisseurs.
- Assurer la prise en charge des demandes dématérialisées de déplacements des agents et des invités, français ou étrangers.
- Compléter et contrôler les ordres de missions et les notes de frais sur la base des pièces justificatives produites.
- Valider les réservations des hébergements et des billets de transport.
- Répondre aux demandes et enquêtes du service finances, achats et comptabilité de la délégation.

Piloter la gestion des contrats de recherche :
- Réaliser le suivi administratif et financier des contrats de recherche.
- Effectuer la justification et le reporting des différents types de contrats de recherche.
- Collecter les données comptables et financières prévues par les contrats (pièces justificatives, factures, rapports scientifiques, feuilles d'activités, selon le financeur.
- Fournir les informations nécessaires et répondre aux demandes du service partenariat et valorisation de la délégation.

Compétences

Savoirs / connaissances
- Connaissance du fonctionnement d'une structure opérationnelle de recherche publique.
- Connaissances sur la réglementation, les procédures et les techniques de gestion financière.
- Connaissance des règles et procédures dans le domaine du partenariat et de la valorisation.
- Connaissances en réglementation de l'achat public.
- Maîtrise des outils de la comptabilité publique : WebContrat, Geslab, DMF, ESR-mission.
- Anglais : Niveau B1 (cadre européen commun de référence pour les langues)
Savoir-faire
- Suivre les procédures et les appliquer à des cas concrets
- Savoir analyser des données financières
- Expliquer la réglementation applicable et faciliter les démarches dans les situations courantes de gestion financière
- Planifier son activité dans le respect des délais impartis
- Maitriser les principaux outils bureautiques (Word - Excel)
- Savoir travailler à distance et de façon dématérialisée
Savoirs-être
- Posséder un relationnel de qualité et savoir travailler au sein d'un collectif
- S'adapter aux évolutions dans son domaine (procédures, réglementation, échéances, évolution d'organisation
- Faire preuve de pédagogie
- Faire preuve d'autonomie, de réactivité et de rigueur
- Savoir rendre compte

Contexte de travail

Le laboratoire de Physique des 2 Infinis Irène Joliot-Curie (IJCLab) est un laboratoire de recherche sous tutelle du CNRS, de l'université Paris-Saclay et de l'université Paris Cité. Le personnel est constitué de près de 700 agents permanents et non permanents. Les thèmes de recherche du laboratoire sont la physique nucléaire, la physique des hautes énergies, les astroparticules et la cosmologie, la physique théorique, les accélérateurs et les détecteurs de particules ainsi que les recherches et développements techniques et applications associées pour l'énergie, la santé et l'environnement. Situé au cœur de l'Université Paris-Saclay dans un cadre verdoyant, le laboratoire s'étend sur 13 bâtiments et bénéficie de 2 accès au RER B, Orsay-Ville et Bures sur Yvette.
Le pôle administratif d'IJCLab se compose d'un Service Marchés et de trois Divisions (Accueil et Ressources Humaines, Achats et Logistique, Finances et Contrats) et rassemble 48 agents. La personne recrutée intégrera le service achats composé de 10 gestionnaires financiers et encadré par la responsable de division et son adjointe. Les différentes missions amèneront l'agent à travailler en étroite collaboration avec de nombreux chercheurs, avec d'autres gestionnaires administratifs ainsi qu'avec l'ensemble des autres services du pôle administration.
Ce Service revêt une importance cruciale pour le fonctionnement de l'IJCLab, afin de mener à bien les projets et activités décrites ci-dessus.
Un accompagnement et des formations pourront être mis en place pour faciliter la prise de fonction. Après six mois sur le poste, une partie des activités pourra être réalisée en télétravail, selon les modalités définies avec la responsable de service.