Ce rôle est clé pour fluidifier la transmission d'informations en interne, garantir la qualité du reporting et optimiser les processus administratifs au sein de l'entreprise. L'assistante de direction sera un soutien pour la PDG et le Comité de direction, tout en apportant du support et de l'écoute aux responsables d'équipes du siège ou d'agence sur des points administratifs ou opérationnels. Missions principales 1. Support au Comité de Direction - Assistance opérationnelle : Gestion des agendas, organisation des réunions (préparation des dossiers, comptes-rendus, suivi des actions), réservations pour les déplacements professionnels.
- Coordination interne : Interface entre les membres du Comité de Direction et les services internes.
- Communication : Rédaction de notes et présentations pour la Présidente et le Comité Direction.
2. Reporting et suivi administratif - Reporting régulier : Élaboration de tableaux de bord commerciaux et opérationnels, des calculs de primes, synthèses et rapports d'activité pour la Présidente et le Comité Direction.
- Suivi des projets transverses : Coordination des travaux d'embellissement sur les différentes agences et services, garantie du respect des délais. Des projets comme le suivi des actions pour améliorer le bilan carbone pour la société peuvent faire partie des attributions par exemple.
- Gestion documentaire : Centralisation et archivage des documents stratégiques (comptes-rendus, contrats, etc.).
- Gestion de la RSE pour l'entreprise : Suivi du bilan carbone annuel et des actions en découlant ; mise en place du label EcoVadis pour le Groupe Piment
- Suivi des indicateurs Qualité : Mise en place du tableau de pilotage centralisé de la qualité
3. Responsabilité des achats et services généraux - Commandes et approvisionnements : Gestion des achats de fournitures, services et équipements pour l'ensemble des agences et du siège.
- Négociation avec les fournisseurs : Recherche de prestataires, comparaison des offres et suivi des contrats.
- Budget : Suivi des dépenses liées aux services généraux et préparation du reporting mensuel avec la comptabilité.
4. Accompagnement des agences - Liaison avec les responsables locaux : Point de contact central pour les questions administratives et logistiques.
Informations complémentaires
Conditions de travail - Déplacements : Occasionnels (visites des agences si nécessaire).
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