Assistant(e) de copropriété

Nous recherchons un(e) assistant(e) pour renforcer notre pôle gestion de copropriétés. Vous travaillez au quotidien avec le gestionnaire de portefeuille, le comptable et les prestataires techniques pour assurer la qualité du service rendu aux propriétaires et copropriétaires.

Missions principales
Accueil & secrétariat
- Gestion du courrier, des emails et des messages entrants.
- Préparation et envoi des livrets d’accueil copropriétaires.

Gestion administrative copropriété
- Mise à jour des registres (copropriétés, mandats, contacts, carnet d’entretien).
- Rédaction, mise sous pli et envoi des convocations, PV d’assemblées générales et appels de fonds.
- Suivi administratif des dossiers : contrats, assurances, sinistres, archivage.
- Gestion et relance des demandes de devis, ordres de service et interventions techniques.

Facturation & suivi comptable
- Saisie et préparation des vacations.
- Préparation des éléments pour le comptable (numérisation).
- Suivi des encaissements et relances de base pour impayés de charges.

Pilotage opérationnel & relation prestataires
- Gestion du stock de fournitures administratives et relation avec prestataires (impression, archivage).

Reporting & outils
- Mise à jour des fichiers informatiques et du CRM (adresses, mandats, états locatifs).

Relations internes
1) Relation avec le gestionnaire : Vous assistez directement le gestionnaire de copropriété en préparant les dossiers, en effectuant le suivi quotidien des tâches opérationnelles et en assurant la liaison avec les propriétaires et locataires.

2) Relation avec le comptable : Vous centralisez et transmettez au service comptable toutes les pièces nécessaires (factures, relevés, appels de fonds).

Conditions & avantages
- CDI, temps plein (35 h)
- Tickets restaurant / prise en charge transport / mutuelle selon la convention.
- Formation interne
- Poste à pourvoir dès que possible.

Rémunération
selon expérience, de 25 à 30 k€ annuels

Profil recherché
- Formation : Bac + 2 à Bac+ 3 (gestion immobilière, assistanat, BTS professions immobilières….) souhaitée.
- Expérience : 1 à 3 ans idéalement en agence, syndic ou gestion locative.
- Compétences techniques : aisance CRM / logiciel de syndic (type IMMOPEN), bonnes pratiques comptables de base.
- Qualités : rigueur, sens de l’organisation, bonne communication écrite et orale, autonomie, esprit d’équipe.
- Langues : français courant ; anglais souhaité selon clientèle.

Le groupe AGENCE ETOILE, fort de 70 ans d’expérience, accompagne avec exigence et savoir‑faire les projets immobiliers de ses clients. Entreprise familiale ancrée à Paris, Marseille et Aix‑en‑Provence, nous sommes agents immobiliers, administrateurs de biens et syndic de copropriété, pour offrir une prise en charge complète et cohérente à chaque étape du parcours immobilier.

Notre priorité : la qualité du service. Nous plaçons la performance de nos équipes et la satisfaction client au cœur de notre action, en combinant expertise métier et proximité locale. Cette approche nous permet d’accompagner une clientèle en croissance constante, tout en conservant la réactivité et l’écoute propres à une structure familiale.

Nous développons nos équipes et recrutons des talents passionnés pour les postes suivants :
- Transaction ;
- Location et gestion locative ;
- Administration de biens et syndic de copropriété.

Vous souhaitez rejoindre un groupe stable, tourné vers l’excellence opérationnelle et la relation de confiance ? Envoyez votre candidature à rh@agenceetoile.fr .