Assistant administratif / assistante administrative (h/f)

GESTION ADMINISTRATIVE GENERALE :
- Répondre aux appels téléphoniques, aux courriels et aux demandes de renseignements générales.
- Assurer le suivi et gestion administrative du personnel
- Assurer la transmission des informations en interne et en externe (decisions, notes etc.)
- Rédiger des supports de communication interne (rapport, compte rendu, note...)

LA GESTION DE LA FACTURATION CLIENTS ET FOURNISSEURS
- Réaliser l'ensemble de la facturation dans le système d'information dédié de tous les documents éligibles selon les règles de l'entreprise, et conformément aux accords avec le client dans le respect du calendrier de clôture
- Relances les factures échues jusqu'au terme du paiement
- Validation et saisie des factures fournisseurs pour mise en paiement dans les systèmes informatiques dédiés.
- Analyse des charges et reporting facturation mensuelle

LA GESTION DES COMMANDES
- Saisie commandes et relances fournisseurs (tableau suivi de commande excel)
- Contrôler et valider les devis selon les règles de l'entreprise et s'assurer de l'archivage des documents dans les outils informatiques dédiés
- Réaliser un suivi d'activité sur support :
o Sur les commandes :
> date de livraison prévue,
> délais maitrisés,
> Valider des bons de livraison et de transport avec le conducteur
- Identifier et signaler les anomalies ou les risques de dysfonctionnement

GESTION DES BATIMENTS
- Gestion de l'économat
- Suivi des contrats de maintenance et d'entretien (nettoyage, sécurité, climatisation, etc.)
- Relation avec les prestataires techniques (entrepreneurs, artisans, services d'urgence)
- Suivi des travaux (demande de devis, planification, réception)
- Suivi des diagnostics obligatoires et mises aux normes
- Suivi des consommations (eau, électricité, gaz)

GESTION DES LOGEMENTS MIS A DISPOSITION (SALARIES, VACATAIRES, ETC.)
- Suivi des états de logement en occupation
- Recherche et suivi des baux locatifs
- Rédaction des états des lieux d'entrée/sortie
- Suivi des paiements de loyers et charges
- Gestion des incidents et réparations dans les logements
- Interface avec les agences immobilières et propriétaires

GESTION DU PARC DE VEHICULES
- Suivi administratif des véhicules (cartes grises, assurances, contrôles techniques)
- Attribution des véhicules aux salariés selon planning
- Suivi des consommations de carburant et des sinistres
- Gestion des amendes et suivi des PV

COMPETENCES REQUISES :
- Expérience de travail similaire ou expérience pertinente en administration souhaitée ;
- Excellentes compétences en communication écrite et verbale :
o Français : écrit / parlé : Indispensable
o Anglais : Écrit / parlé : Souhaité
- Capacité à travailler de manière autonome et à prendre des décisions rapides
- Capacité à établir des priorités et à gérer plusieurs tâches simultanément ;
- Connaissance des logiciels de bureautique, tels que Microsoft Word, Excel et PowerPoint ;
- Sens de l'organisation, de la planification et de la gestion du temps

Ce que vous pouvez attendre de l'entreprise :
- Une atmosphère réconfortante
- La dynamique d'une entreprise en forte croissance
- Une ambiance ludique où l'apprentissage est valorisé et où vous aurez constamment de nouveaux défis à relever
- Une atmosphère stimulante avec à la fois liberté et responsabilités