Assistant de direction générale h/f

Suite à un départ en retraite, nous recrutons :

Un(e) Assistant(e) de Direction Générale (H/F),

? CDI, à pourvoir dès septembre 2026

? Poste basé à Villeurbanne - 55 rue de la Soie

(Accessible Métro A, Tram T3, piste cyclable, )

Assurant la fonction de coordination générale et de facilitateur de cette structure de 20 personnes, vous travaillerez aux côtés du Directeur Général, du Président et des trois Responsables de service du GIE pour faciliter le fonctionnement et la gouvernance administrative du groupement avec ses spécificités juridiques et fonctionnelles.

Missions propres à la gouvernance administrative du GIE :

- Planifier et organiser les réunions statutaires du GIE (Conseil d'Administration, Assemblée générale, Copil, CODIR, séminaire, ) : réaliser les convocations, la préparation des dossiers, la réservation des lieux et l'organisation des salles, S'assurer de la présence des participants (quorum).

Cette activité induit une gestion d'agendas multiples (5 Présidents et 5 Directeurs des membres du GIE).

- Participer à l'élaboration et à la relecture des rapports des Conseils d'Administration (CA), résolutions des Assemblées Générales (AG), procès-verbaux, rapports, compte-rendu, courriers notes, En assurer la diffusion.

- Participer aux Codir mensuels avec les structures membres et produire des relevés de décisions.

- Organiser et renforcer le lien à 3 niveaux :

- - Identifier et actualiser les informations transversales, communes à l'ensemble des salariés du GIE pour les partager. Garantir une bonne communication entre les activités en lien avec les 3 responsables de service du GIE

- - Être l'interlocuteur central des 5 Directeurs des structures membres en vue de faciliter leur collaboration sur les projets portés par le GIE.

- - Créer et entretenir des relations continues et efficaces avec l'ensemble des partenaires. Participer activement à la qualité de l'image du GIE par le professionnalisme des approches, la qualité des dossiers tenus et de leur suivi.

Missions propres au fonctionnement courant, financier, communication et RH de la structure :

- Organiser des rendez-vous et gérer les agendas

- Gérer la logistique événementielle (ex : évènement partenarial annuel : le barbecue du GIE ; inaugurations d'opérations tout au long de l'année ; réunions d'équipe ; séminaires) : organiser et gérer l'organisation des activités, la réservation des équipements, les invitations

- Participer à l'élaboration et suivre le budget prévisionnel du GIE.

- Traiter et vérifier les factures et notes de frais avant règlement par la Daf.

- Garantir la mise à jour des documents administratifs (Kbis, Siret, Préfecture, ) et contribuer au suivi administratif des projets du GIE.

- Participer à la conception et l'édition de supports de communication interne et/ou externe du GIE : recueillir les informations, assurer le rédactionnel et la mise en page des articles (Réseaux sociaux, presse, ).

- Organiser la capitalisation, le classement et l'archivage des documents et dossiers du GIE, et en assurer le suivi à travers les outils collaboratifs existants.

- Être facilitateur et support de l'équipe : accueil des nouveaux salariés, commandes de fournitures, classements et archivages administratifs du GIE, suivi des plannings de congés, facilitation de réseaux internes entre salariés et structures membres, gestion quotidienne du courrier

- Animer un groupe de travail communication avec les structures membres

Pour toutes ces missions, l'Assistant(e) de Direction bénéficie des directions dites "support" d'EMH (secrétariat général, administratif et financier, systèmes d'informations, communication, ressources humaines).