Vos missions en quelques mots •Le (la) gestionnaire / coordonnateur administratif est rattaché au service aménagement paysager qui fait partie de la Direction des Paysages et des Espaces Verts (DPEV), elle-même directement rattachée à la Direction Générale Adjointe des Services Technique de l’Administration (DGAST) •Le(la) gestionnaire/coordonnateur administratif assure la gestion administrative de la DPEV et contribue à la coordination de l’activité des deux services rattachés à la DPEV, afin de garantir la fiabilité, la qualité et la continuité du fonctionnement. •Le (la) gestionnaire / coordonnateur administratif assure la rédaction d’actes, la gestion opérationnelle de dossiers et participe à l’animation de l’équipe de la DPEV auprès de la direction. Activités principales Gestion administrative et rédaction d’actes : - Rédiger, mettre en forme et sécuriser les actes administratifs : courriers, notes, délibération, conventions… - Assurer le suivi et l’instruction de dossiers administratifs y compris les dossiers complexes. - Préparer les éléments nécessaires à la prise de décision : synthèses, analyses, propositions. - Mettre à jour les procédures internes et veiller à la conformité réglementaire. - Élaborer et tenir à jour les tableaux de bord et indicateurs de suivi du service. Coordination et organisation du fonctionnement de deux services : - Coordonner l’activité de l’équipe (répartition des tâches, supervision de la qualité et des délais, appui technique). -Appui auprès de la direction pour l’organisation de l’activité quotidienne : plannings, priorisation, continuité du service, respect des délais. - Assurer le rôle d’interlocuteur référent avec les autres services ou partenaires institutionnels. - Participer à l’accueil et à l’intégration de nouveaux agents (formation aux outils, méthodes, procédures). - Contribuer à la mise en œuvre de projets transversaux portés par le service. Appui à la gestion budgétaire et financière : - Préparer et suivre les engagements, bons de commande et mandats (selon l’organisation). - Traiter et suivre des factures. - Participer à la préparation budgétaire : collecte des besoins, mise en forme, contrôles. - Contribuer au suivi des marchés publics : pièces administratives, contrôle des délais, archivage. Activités spécifiques : - Montage et suivi administratif des dossiers FEDER/FSE/FONDS VERT ou autres portés par la DPEV - Relation avec les partenaires, les autres directions et communication interne à la direction - Répondre aux sollicitations du public ou des partenaires, avec fiabilité et pédagogie. - Assurer une circulation fluide de l’information au sein de la direction - Préparer et participer à certaines réunions : ordres du jour, comptes rendus, décisions à suivre. - Collaboration au rapport annuel d’activités Profil recherché - Rédacteur principal de 2ème classe - Expérience souhaitée en gestion administrative ou secrétariat de direction. - Appétence pour l’organisation, la coordination et le travail transversal.
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