Gestionnaire financier et administratif (h/f)

Référence de l'offre : 129-2025-STAH

Rattachement hiérarchique : Responsable du Service Administratif et Financier

CONTEXTE :
La Direction Générale Adjointe (DGA) de la Stratégie Territoriale, de l'Aménagement et de l'Habitat regroupe quatre directions : une direction de l'Aménagement, de la phase d'études jusqu'à la réalisation opérationnelle des projets, une direction de la Planification, chargée de l'élaboration et de l'évolution des documents d'urbanisme, une direction de la Stratégie Foncière, responsable du pilotage et de l'anticipation des besoins fonciers de la collectivité et une direction de l'Habitat et de la Cohésion Sociale, qui met en œuvre la politique communautaire en matière d'équilibre social du logement, de gestion des aires d'accueil des gens du voyage et de politique de la ville.

MISSIONS ET ACTIVITES :

1) Gestion administrative et juridique
- Assurer le suivi des actes administratifs du périmètre de la DGA, et particulièrement ceux de la direction de la Planification (conseils communautaires, conseils permanents, décisions et arrêtés.) ;
- Veiller à la bonne exécution des formalités de publicité (annonces légales, affichage.) des actes administratifs, garantissant leur opposabilité et leur conformité aux exigences légales et réglementaires ;
- Suivre le conventionnement dans le cadre du contentieux et l'assistance juridique avec les avocats ;
- Assurer la gestion du planning et l'organisation matérielle de réunions, dont l'accompagnement de la direction métier dans la préparation et les suites des réunions et/ou la mise en place opérationnelle des phases de concertation (travaux de bureautique et de reproduction, préparation de dossier et diffusion de comptes-rendus.) ;
- Utiliser les logiciels i-parapheur pour la signature dématérialisée de tout type de document
et Pos-Actes pour les délibérations des Conseils Communautaires, Permanents, délibérations et arrétés ;
- Accompagner les agents dans les déclarations et les suivis de sinistre auprès des organismes d'assurance.

2) Finances et marchés publics
- Participer au suivi de l'exécution du budget principal au périmètre alloué en investissement et fonctionnement, en lien avec la direction des Finances, via la tenue de tableaux de bord ;
- Réaliser des bons de commande : engagement comptable des dépenses, rédaction des bons de commandes, transmission des bons de commande aux entreprises et prestataires, suivi des factures ;
- Vérifier les lignes de crédit : points réguliers des engagement non soldés avec la Direction des Finances ;
- Assister les agents de la direction métier (Directeur, chefs de service, chargés de planification) dans toutes les taches financières telles que :
vérifier la disponibilité des crédits, les engagements comptables et les lignes d'imputation ; si nécessaire, modifier, refuser et alerter en cas de problème ;
transmettre les état de suivi comptable ;
accompagner dans l'utilisation du logiciel financier CIRIL.

3) Commande publique
- Assister la direction métier de la Planification pour le suivi administratif et financier des marchés et des conventionnements, après la notification et jusqu'à parfait achèvement ;
- Pour les marchés inférieurs à 90 k€ HT, procéder à toutes les démarches préalables à la notification des marchés ;
- Assurer le lien entre le service de la Commande Publique, la DGA STAH et la direction des Finances pour la saisie des marchés sur le logiciel CIRIL ;
- Tenir à jour les outils informatiques de suivi des marchés ;
- Renseigner les entreprises sur le suivi de leurs factures et les situations de travaux.

4) Activités secondaires
- Accueil téléphonique ;
- Traitement du courrier entrant/sortant avec Acropolis ;
- Gestion des fournitures et abonnements de la direction ;
- Classement et archivage.